Los planificadores de eventos especiales -especialmente los del mundo sin fines de lucro- saben que organizar un evento de recaudación de fondos al aire libre es una gran idea. Este tipo de eventos, al igual que otras ideas de recaudación de fondos para la comunidad, requieren que la planificación del evento del próximo año comience inmediatamente después de que el evento de recaudación de fondos de este año concluya. Es importante informar sobre el evento y discutir lo que ha ido bien y lo que se puede mejorar mientras el evento está todavía fresco en la mente del equipo. Discutir los éxitos y las mejoras asegura que esas características puedan ser incluidas o mejoradas para el evento del próximo año. Esta planificación proactiva también añade valor a los patrocinadores. E, inevitablemente, todas las marchas comunitarias de éxito esperan crecer y expandirse de año en año.
Es importante mantenerse centrado en el objetivo principal de la celebración de estos eventos: la recaudación de fondos. Para los planificadores de eventos que ya han celebrado una caminata comunitaria, uno de los momentos más importantes de la planificación se produce después de que la caminata haya finalizado. Para conocer los numerosos aspectos de la planificación y ejecución de una caminata comunitaria de recaudación de fondos, vamos a echar un vistazo entre bastidores al evento del Día de la Madre organizado por la organización Y-ME Breast Cancer de Chicago.
La caminata de recaudación de fondos del Día de la Madre de Y-ME
Y-ME fue fundada por dos supervivientes de cáncer de mama en 1979. La organización sin ánimo de lucro era más conocida por su programa de línea telefónica nacional multilingüe para pacientes con cáncer de mama. El programa se hizo famoso por ser la única línea telefónica gratuita de 24 horas del país atendida íntegramente por supervivientes de cáncer de mama que son consejeras capacitadas. Pero la organización también organizó una caminata anual para recaudar fondos el Día de la Madre, que sirvió para apoyar sus programas y servicios. En 2007, Y-ME recaudó más de 7 millones de dólares con casi 43.000 caminantes de 12 ciudades. En 2008, participaron 15 ciudades. Lamentablemente, Y-ME cerró sus puertas en 2012, pero el legado de su recaudación de fondos anual sigue siendo un gran caso de estudio para los planificadores de eventos sin ánimo de lucro.
Mucho del éxito de la recaudación de fondos de Y-ME puede atribuirse a un enfoque organizado de la planificación y a no perder de vista los objetivos más importantes primero. Liz Klug, antigua directora de eventos especiales de la organización, dijo lo siguiente tras su año récord en 2007: «Tenemos un plan para varios momentos del proceso de planificación. Así, tomamos medidas para promover esos puntos más críticos en el tiempo para asegurarnos el éxito. Por ejemplo, en una ciudad en la que puede que organicemos un evento por primera vez, debemos centrarnos en asegurarnos de que tenemos un gran lugar y una ubicación en la que la gente querrá volver. Más adelante, podemos centrarnos en qué cafeterías dejaremos folletos». Echemos un vistazo a cómo Klug y el equipo de planificación de eventos de Y-ME organizaron un evento tan exitoso.
Analizando los números
La organización de una caminata comunitaria o un evento similar requiere reunir varios objetivos constitutivos diferentes, pero en última instancia, la asociación o la organización benéfica que organiza el evento lo hace para recaudar dinero para su causa. Por lo tanto, el primer paso en la planificación del siguiente evento tiene lugar cuando el actual finaliza, y la mayor parte de ese trabajo gira en torno a los «números».»
«Observamos detenidamente los números una vez concluido el evento», explica Klug, «comparamos cómo nos ha ido este año en comparación con el anterior. Observamos la experiencia de los participantes. Evaluamos nuestras categorías de patrocinio. Respondimos a los correos electrónicos inmediatos sobre los eventos». Los planificadores del evento también tomarán medidas inmediatas para asegurar que todos los implicados en el evento de este año continúen el año que viene.
Klug también profundizó en los detalles. En sus evaluaciones, se fijó en todo, desde el número de voluntarios que participaron hasta el volumen de camisetas distribuidas. A continuación, se preguntaba si necesitaba más o menos para el año siguiente.
Cronograma de planificación
Para quienes organizan una caminata de recaudación de fondos para la comunidad, es importante saber qué pasos hay que dar en cada momento. La mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro no pueden permitirse el lujo de contar con muchos miembros del personal y del comité de voluntarios para impulsar el éxito del evento. Pero los planificadores reconocen que deben asegurarse de trabajar estrechamente con la oficina del alcalde y el departamento de obras públicas de una ciudad para incluir el evento en el calendario público.
Klug sugiere que el primer paso tras analizar las cifras del año pasado sea centrarse en la captación de empresas. Si el evento no es un programa nuevo, es importante conseguir el apoyo corporativo para el evento del año que viene inmediatamente después de que concluya el de este año. «Nos centramos en la renovación de los patrocinios cuando entregamos el informe final del evento», afirma Klug. También ofrece los siguientes puntos destacados para los planificadores interesados en organizar una caminata comunitaria como evento de recaudación de fondos:
- Identificar a los patrocinadores corporativos
- Desarrollar programas de equipos de caminantes
- Determinar las actividades del evento
- Empezar el reclutamiento de caminantes
- Finalizar la logística del evento
- Celebrar el evento
- Celebrar un evento de «agradecimiento»
- Evaluar y comenzar el evento posterior
Y-ME también contrataba a una empresa de logística externa para que se encargara de muchas de sus necesidades logísticas. Pero uno de los más útiles fue la implementación de un sistema de inscripción en línea.
Éxito del sistema de inscripción en línea
Y-ME aprendió rápidamente la importancia de utilizar la web para la inscripción en línea y, desde entonces, ha defendido firmemente el uso de la tecnología para la inscripción en línea y la recaudación de fondos.
Invirtieron en un sistema de gestión de las relaciones con los electores en línea para que sirviera como sitio web de la carrera de 2003. Este tipo de sistema sirve como sitio web personal para que los voluntarios puedan hacer llamamientos personalizados a las donaciones y otras participaciones. Recoge la información en una única base de datos y sirve como herramienta para que los capitanes de los equipos de marcha animen a sus miembros.
Los participantes en línea aumentaron de 4.000 a 11.594. Las donaciones en línea aumentaron de 5.000 a 19.650. El equipo de Y-ME creyó que había contribuido a alcanzar un objetivo de 2,35 millones de dólares y, además, la tecnología redujo los costes administrativos en unos 20.000 dólares.
Un sistema de este tipo también puede servir como una importante herramienta de comunicación que permite a una organización hacer un seguimiento y seguir implicando a los miembros más allá del propio día de la carrera.
Cronología del día de la carrera
Las caminatas comunitarias se programan con mayor frecuencia por la mañana. Dependiendo de la complejidad de la señalización y de la ubicación, la preparación del evento puede comenzar desde una semana antes, y la mayor parte de la actividad tiene lugar un par de días antes de la caminata.
Cuando Y-ME planificaba su evento anual de recaudación de fondos, el equipo normalmente intentaba limitar la zona donde se celebraba la caminata para que no requiriera una cantidad significativa de tiempo de recursos para ejecutar ciertas tareas operativas como el cierre de calles. Su caminata era generalmente no competitiva, por lo que también ayuda a que no tuvieran que considerar los requisitos necesarios para un entorno de carrera más competitivo.
El programa para el día de la carrera en sí normalmente fluía de la siguiente manera:
- El equipo de planificación del evento llega (2.5 horas antes de la carrera)
- Los voluntarios se registran (2 horas antes de la carrera)
- Los patrocinadores se registran y preparan (2 horas antes de la carrera)
- El registro comienza (1.5 horas antes de la caminata)
- Instalación de la línea de salida (30 minutos antes de la caminata)
- Ceremonias de apertura (10 minutos antes de la caminata)
- Comienza la carrera
- Comienza el entretenimiento en el escenario principal (1 hora después de que comience la caminata)
- Comentarios oficiales en el escenario principal (después de que concluya la caminata; a la 1.5 horas)
- El programa termina oficialmente (3 horas después de que comience la caminata)
- Comienza el desglose del evento (después de que el evento termine oficialmente)
Consejos para planificar una caminata o carrera comunitaria
Para aquellas organizaciones interesadas en celebrar una caminata o carrera comunitaria por primera vez, Klug ofrece varias sugerencias que ayudarán a garantizar un evento exitoso.
- Empiece con pistas calientes, incluyendo voluntarios bien conectados, patrocinadores o un equipo grande. Defina resultados medibles.
- Evalúe los eventos de la competencia en su ciudad/localidad para identificar sus mejores prácticas y áreas de mejora.
- Trabaje con la oficina del alcalde de la ciudad y los distritos de parques para discutir los permisos requeridos y la logística de su evento: tiempo, ubicación, número de participantes. Asegúrese de estar preparado para esas reuniones.
- Comprenda su presupuesto y asegúrese de mantener los gastos de funcionamiento en un 25-30% para un nuevo evento. Algunas organizaciones benéficas se esfuerzan por alcanzar el 15-20% de los gastos totales.
- Consiga patrocinadores que absorban el 100% de los gastos operativos de su evento.