No hay magia ni misterio en las negociaciones ni en lo que hace un negociador maestro. Hay 5 pasos y prácticas que siempre funcionan. El modelo que aquí se presenta identifica las cinco etapas de cualquier negociación en un marco simplificado que le ayuda a analizar, absorber y aplicar las Mejores Prácticas de Negociación (BNPS).
Este modelo fue construido a partir de diversas experiencias de clientes en organizaciones de todo el mundo desde 1993. Es circular porque representa el movimiento fluido de todas las negociaciones. Las negociaciones colaborativas son un proceso continuo que genera confianza y relaciones sólidas.
Las 22 Mejores Prácticas de Negociación (BNP) se sitúan principalmente en una etapa de la negociación, aunque algunas se aplican a lo largo de todo el ciclo de negociación y otras pasan de una etapa a otra.
| Cinco etapas de una negociación | |
|---|---|
| Etapa 1: Preparar |
Identificar el valor potencial |
|
Etapa 2: Intercambio de información y validación |
Descubrir y crear valor |
| Etapa 3: Negociar |
Crear y distribuir valor |
| Fase 4: Concluir |
Capturar el valor |
| Fase 5: Ejecutar |
Aumentar el valor |
Etapa 1 – Preparar
No hay un buen atajo para la Preparación. Es la primera etapa de cualquier negociación, aunque a menudo la gente no le dedica el tiempo que merece. A menudo se lanzan a la etapa de intercambio de información, o incluso directamente a la de negociación.
La preparación comienza con la determinación de si se trata de una situación de colaboración potencial para poder seleccionar la mejor estrategia. A continuación, hay que dedicar tiempo a la búsqueda de información, al análisis de los datos y al apalancamiento, y a la identificación de los intereses y las posiciones. Por último, hay que tener en cuenta la relación que se quiere construir.
Cinco elementos clave de la preparación para la negociación
- Puntos iniciales a considerar
¿Debo negociar?
Lo que necesito saber
Organizar la información - La investigación abarca
Jugadores y partes interesadas
La base de datos
Estándares y puntos de referencia - El análisis incluye
Reorganizar los datos
Anticipar lo que sucederá
Evaluar los puntos fuertes y los riesgos - Identificar tus intereses y los de ellos
Posiciones: Metas, Resultados Más Deseados, y acuerdos menos aceptables
Las mejores alternativas a un acuerdo negociado
Concesiones - Conocer la relación que se quiere construir
Planificar para crear confianza
Prepararse para las reacciones emocionales
Desarrollar sondeos para descubrir los «no sabe» y poner a prueba las suposiciones
Etapa 2 – Intercambio de información
La etapa de intercambio de información tiene lugar cuando se empieza a compartir información y explorar opciones que aborden los intereses – lo que cada uno necesita, en contraposición a las posiciones – lo que cada uno pide más tarde en la etapa de negociación. Más adelante hablaremos en profundidad de la diferencia entre intereses y posiciones y de su importancia para el éxito de las negociaciones, pero he aquí un breve ejemplo:
Posición de la empleada: ha pedido que se le asigne el Proyecto Beta.
Interés de la empleada: para ser ascendida, necesita tener éxito en un proyecto de gran visibilidad.
Aquí es fundamental centrarse en la construcción de la relación y la confianza, sin las cuales ninguna de las partes se sentirá cómoda compartiendo intereses. Una forma de construir la relación es hacer los «deberes sociales» en esta etapa averiguando y mostrando interés por la cultura empresarial, la personalidad, los intereses externos y los valores de la otra parte.
En la etapa de intercambio se realizan cuatro evaluaciones críticas:
- Confiabilidad – ¿Son honestos y confiables?
- Competencia – ¿Son creíbles y capaces?
- Simpatía – ¿Pueden trabajar bien juntos?
- Alineación de intereses – ¿Están tus intereses alineados con los suyos?
La herramienta del maestro en la etapa de intercambio es la construcción de la confianza y la Sonda del Negociador.
Una definición de Sonda:
… una técnica empleada para animar al encuestado a dar una respuesta más detallada a una pregunta y elaborar su respuesta anterior. Ejemplo: «¿Algo más?» «¿Por qué cree que es justo?» «¿Cómo se le ocurrió esa solución?»
Tiempo de decisión Go/No-Go en el intercambio
Si su evaluación en esta etapa del proceso de negociación es negativa, usted hace ajustes o implementa su Mejor Alternativa a un Acuerdo Negociado (BATNA).
Si su evaluación en esta etapa del proceso de negociación es positiva, usted avanza. Una vez desarrollada la confianza, explorará en busca de soluciones creativas que aborden los intereses y vea el potencial para crear un valor real.
¿Se zambulle ahora en la negociación?
En este momento estará ansioso por sumergirse en la etapa de negociación. Haga una pausa para crear una herramienta fundamental que le guiará y protegerá para las etapas siguientes. Se trata del desarrollo de una agenda conjunta.
Etapa 3 – Negociar
En la negociación es donde se produce el «toma y daca». Si piensa que el éxito significa todo lo que se toma y nada de lo que se da, no captará el valor real. En la negociación haces y gestionas tus concesiones. Cuando das y tomas lo que satisface los intereses de ambas partes, construirás una relación duradera y un resultado fructífero. Durante la Etapa de Negociación, usted continúa creando valor, y con las concesiones, finalmente captura valor.
- Para que confíen en usted, debe ser generoso.
Hay dos herramientas que necesitará de su caja de herramientas de negociador en la Etapa de Negociación, la Sonda y la Creatividad.
La negociación es su «tiempo de cara» con la otra persona, incluso cuando no están cara a cara.
Como en todas las relaciones interpersonales, las emociones pueden ayudar o dificultar el progreso. Las herramientas específicas del negociador y las habilidades de comportamiento importan mucho aquí. Las habilidades de comunicación bien afinadas son fundamentales en esta coyuntura, ya que se exploran las opciones para crear valor y se ejecutan las operaciones para captarlo. Tendrá más éxito cuando las soluciones satisfagan las necesidades de todos.
Etapa 4 – Concluir
La etapa 4 es el punto del proceso en el que se llega a un acuerdo. Es importante averiguar si la otra parte tiene la capacidad de cumplir con las cosas que dijo que haría. Es el momento de poner por escrito los intereses comunes y elaborar un resumen exhaustivo del acuerdo. A veces hay que plantear aquí estrategias para fijar un compromiso. Asegúrate también de acordar los siguientes pasos. Y no olvide nunca agradecer a la otra parte su disposición a negociar, incluso cuando no se llegue a un acuerdo.
Etapa 5 – Ejecutar
La etapa 5 es la aplicación del acuerdo. Esta etapa también puede considerarse como la preparación para la siguiente oportunidad de negociación. Debe asegurarse de cumplir las promesas hechas para fortalecer la relación y crear confianza. En esta etapa aprenderá más sobre la otra parte. Esto le permitirá negociar más fácilmente la próxima vez. Y recuerde que durante la ejecución es probable que aplique el proceso total de negociación y las Mejores Prácticas de Negociación (BNP) a los acontecimientos inesperados, los fallos en la ejecución y los cambios inevitables.