Solución
Debido a las frustraciones sobre el espacio del correo electrónico y el calendario, así como a las limitadas capacidades de colaboración, el CIO pidió a un equipo que buscara opciones alojadas para los estudiantes, incluyendo Google Workspace, Microsoft Live y Zimbra. Analizaron los costes y las ventajas, y luego crearon grupos de discusión de estudiantes para reducir sus opciones. Tras realizar pruebas piloto con las distintas herramientas, así como recibir demostraciones en persona y comentarios de los estudiantes, la universidad se decidió por Google. La capacidad de integración con diferentes programas y equipos jugó un papel importante en la decisión de NC State. «En aquel momento, la solución de Microsoft sólo funcionaba con Internet Explorer», afirma Sarah Noell, jefa del equipo de servicios de Google y subdirectora de la Oficina de Tecnología de la Información. «Tenemos un número creciente de Macs en el campus.
Para los estudiantes, muchos de los cuales ya utilizaban Google, era realmente una obviedad». Mientras tanto, el CIO pidió a otro grupo de investigación del campus que evaluara Google Workspace para el profesorado y el personal. Su criterio principal era una solución que requiriera pocos cambios en los procesos. Pasar de una solución local a una basada en la nube requiere algunos cambios, pero la percepción del cambio fue mayor que la realidad. La mayoría de los miembros del profesorado aceptaron el cambio a Google, al haber visto que los estudiantes lo utilizaban con tanto éxito. Aunque algunos miembros del personal se mostraron inicialmente reticentes, sus quejas han desaparecido prácticamente desde que empezaron a utilizar Google Workspace, recuerda Noell. Ahora, el equipo de Noell gestiona 180.000 cuentas de Google, de las cuales unas 75.000 están activas. Los graduados de NC State pueden mantener sus cuentas indefinidamente, y muchos tienen cuentas inactivas.