Escritura técnica

Este capítulo se centra en la propuesta: el tipo de documento que consigue que usted o su organización sean aprobados o contratados para realizar un proyecto.

En un curso de escritura técnica, la asignación de la propuesta es una oportunidad para que usted presente una idea a una audiencia específica y nombrada sobre una idea que tiene para mejorar un determinado aspecto de esa empresa, organización, centro u otro negocio. Sea cual sea el tema que elija, debe ser capaz de realizar una investigación académica exhaustiva que integrará en su informe final.

Para empezar a planificar una propuesta, recuerde la definición básica: una propuesta es una oferta o puja para completar un proyecto para alguien. Las propuestas pueden contener otros elementos: antecedentes técnicos, recomendaciones, resultados de encuestas, información sobre la viabilidad, etc. Pero lo que hace que una propuesta sea una propuesta es que pide a la audiencia que apruebe, financie o conceda permiso para realizar el proyecto propuesto.

Una propuesta debe contener información que permita a la audiencia de esa propuesta decidir si aprueba el proyecto, si le aprueba o contrata para realizar el trabajo, o ambas cosas. Para redactar una propuesta con éxito, póngase en el lugar de su público -el destinatario de la propuesta- y piense en qué tipo de información necesitaría esa persona para sentirse segura de que usted llevará a cabo el proyecto.

Es fácil confundirse con las propuestas, o al menos con el tipo de propuesta que escribirá en esta clase. Imagínese que tiene una idea estupenda para instalar una nueva tecnología en su lugar de trabajo y que redacta un documento en el que explica cómo funciona, muestra los beneficios y luego insta a la dirección a instalarla. ¿Es eso una propuesta? Por sí sola, no sería una propuesta completa. Sería más bien un informe de viabilidad, que estudia los méritos de un proyecto y luego recomienda a favor o en contra. Sin embargo, lo único que haría falta para convertir este documento en una propuesta sería añadir elementos que pidieran a la dirección su aprobación para seguir adelante con el proyecto. Además, para esta clase, uno de esos elementos es la investigación académica. Ciertamente, algunos escritores de propuestas deben vender los proyectos que proponen, pero en todos los casos, las propuestas deben vender al escritor (o a la organización del escritor) como el encargado de completar el proyecto.

Tipos de propuestas

Considere las situaciones en las que se producen las propuestas. Una empresa puede enviar un anuncio público solicitando propuestas para un proyecto específico. Este anuncio público -llamado solicitud de propuestas (RFP)- podría emitirse a través de sitios web, correos electrónicos, medios sociales, periódicos o revistas comerciales. Las empresas o personas interesadas en el proyecto redactarían propuestas en las que resumirían sus cualificaciones, el calendario y los costes del proyecto, y explicarían su enfoque del mismo. El receptor de todas estas propuestas las evaluaría, seleccionaría al mejor candidato y elaboraría un contrato.

Pero las propuestas también surgen de manera mucho menos formal. Imagínese que está interesado en realizar un proyecto en el trabajo (por ejemplo, investigar las ventajas de introducir una nueva tecnología para aumentar la productividad). Imagina que te reúnes con tu supervisora y tratas de convencerla de ello. Ella podría responder diciendo: «Escríbeme una propuesta y la presentaré a la alta dirección». Esto se parece más al tipo de propuesta que escribirá en un curso de escritura técnica.

La mayoría de las propuestas pueden dividirse en varias categorías:

• Interna, externa: Una propuesta dirigida a alguien dentro de su organización (una empresa, una agencia gubernamental, etc.) es una propuesta interna. Con las propuestas internas, es posible que no tengas que incluir ciertas secciones (como las calificaciones) o tanta información en ellas. Una propuesta externa es la que escribe una organización o persona independiente a otra entidad. El ejemplo típico es el de un consultor independiente que propone realizar un proyecto para otra empresa. Lo más probable es que usted escriba uno de estos dos tipos de propuestas para esta clase, y puede ser solicitada o no solicitada, como se explica a continuación.
• Solicitada, no solicitada: Una propuesta solicitada es aquella en la que el destinatario ha solicitado la propuesta. Normalmente, una empresa envía solicitudes de propuestas (RFP) por correo o las publica en alguna fuente de noticias. Pero las propuestas pueden ser solicitadas a un nivel muy local: por ejemplo, puedes estar explicando a tu jefe lo estupendo que sería instalar una nueva tecnología en la oficina; tu jefe puede interesarse y pedirte que redactes una propuesta en la que se ofrezca hacer un estudio formal de la idea. Las propuestas no solicitadas son aquellas en las que el destinatario no ha pedido propuestas. Con las propuestas no solicitadas, a veces hay que convencer al destinatario de que existe un problema o una necesidad antes de poder empezar la parte principal de la propuesta. La mayoría de los proyectos de redacción técnica que hemos visto en esta clase han sido propuestas no solicitadas.

Escenarios típicos para la propuesta

Es posible que muchos de ustedes nunca hayan pensado mucho en elaborar un informe técnico basado en una propuesta viable. En la hoja de asignaciones se incluyen varios temas de muestra; he aquí algunas ideas adicionales:

• Imagina que una empresa tiene un problema o quiere realizar algún tipo de mejora. La empresa envía una solicitud de propuestas; usted recibe una y responde con una propuesta. Te ofreces a ir, investigar, entrevistar, hacer recomendaciones y presentarlo todo en forma de informe.
• Una organización quiere impartir un seminario sobre tu experiencia. Usted redacta una propuesta para impartir el seminario; el paquete incluye una guía o manual que recibirán los asistentes al seminario.
• Una agencia acaba de empezar a utilizar un nuevo sistema de datos en línea, pero el manual del usuario es técnicamente complejo y difícil de leer. Usted recibe una solicitud de propuestas de esta agencia para escribir una guía simplificada o una guía de inicio.
• Imagine que una organización sin ánimo de lucro centrada en un tema concreto quiere que un consultor escriba un manual o una guía para sus miembros. Este documento presentará la información sobre el tema de una manera que los miembros puedan entender.

No todos los temas de investigación son apropiados para la escritura técnica. Los temas que se basan en valores y creencias no entran en la categoría de técnicos. Los temas históricos y literarios no califican. Siempre consulte con su instructor sobre cualquier idea de tema que tenga antes de comenzar con su proyecto.

Además, tenga en cuenta que debe integrar la investigación académica en su informe final, elija un tema para el que pueda encontrar fácilmente dicho material. Aunque las entrevistas y otras fuentes de primera mano suelen ser valiosas para un informe, uno que se base en gran medida en estas fuentes no cumplirá con los resultados de este curso.

Secciones comunes en las propuestas

A continuación se ofrece una revisión de las secciones que encontrará comúnmente en las propuestas, presentadas en esta clase en formato de memorándum. No asuma que cada una de ellas tiene que estar en la propuesta real que escriba, ni que tienen que estar en el orden en que se presentan aquí. Consulte la hoja de asignaciones y considere otro tipo de información exclusiva de su tema que debería incluirse en su propuesta particular.

Mientras lee este capítulo sobre propuestas, consulte el ejemplo de memorando de propuesta compartido en la carpeta de la unidad de esta semana. Una vez más, tenga en cuenta que no todas las secciones que se comentan aquí aparecerán en los ejemplos, pero sí la mayoría.

Introducción. Planifique cuidadosamente la introducción de su propuesta. Asegúrese de que hace todas las cosas siguientes (pero no necesariamente en este orden) que se aplican a su propuesta particular:

• Indique que el contenido del memorándum es una propuesta para un proyecto específico.
• Desarrolle al menos una breve declaración motivadora que anime al destinatario a seguir leyendo y a considerar la aprobación del proyecto (especialmente si se trata de una propuesta no solicitada o competitiva).
• Dé una visión general del contenido de la propuesta.

Antecedentes del problema, oportunidad o situación. La sección de antecedentes, que suele aparecer justo después de la introducción, trata de lo que ha provocado la necesidad del proyecto: qué problema, qué oportunidad existe para mejorar las cosas, cuál es la situación básica. Por ejemplo, es posible que la dirección de una cadena de guarderías necesite asegurarse de que todos los empleados conocen la reanimación cardiopulmonar (RCP) debido a los nuevos mandatos estatales que la exigen, o que un propietario de terrenos madereros de pinos en el este de Oregón quiera conseguir que la tierra produzca madera vendible sin destruir el medio ambiente.

Aunque el público al que se dirige la propuesta puede conocer muy bien el problema, escribir la sección de antecedentes es útil para demostrar su visión particular del problema. Además, si la propuesta no ha sido solicitada, la sección de antecedentes es casi un requisito: probablemente tendrá que convencer a la audiencia de que el problema o la oportunidad existen y de que deben abordarse.

Beneficios y viabilidad del proyecto propuesto. En la mayoría de las propuestas se discuten brevemente las ventajas o beneficios de llevar a cabo el proyecto propuesto. Esto actúa como un tipo de argumento a favor de la aprobación del proyecto. Además, en algunas propuestas se habla de las probabilidades de éxito del proyecto. En una propuesta no solicitada, esta sección es especialmente importante, ya que se trata de «vender» el proyecto al público.

Descripción del trabajo propuesto (resultados del proyecto). La mayoría de las propuestas deben describir el producto final del proyecto propuesto. En un curso de escritura técnica, eso significa describir el documento escrito que se propone escribir, su audiencia y propósito; proporcionar un esquema; y discutir cosas como su longitud, gráficos, encuadernación, etc. En el escenario que defina, puede haber otros trabajos como la realización de seminarios de formación o la prestación de un servicio continuo. En esta fase inicial, es posible que no sepa todo lo que hará falta para completar su proyecto, pero al menos debería tener una idea de algunos de los pasos necesarios.

Método, procedimiento, teoría. En algunas propuestas, tendrá que explicar cómo llevará a cabo el trabajo propuesto. Esto constituye un elemento persuasivo adicional, ya que muestra al público que tiene un enfoque sólido y reflexivo del proyecto. Además, sirve para demostrar que tiene el conocimiento del campo para completar el proyecto.

Calendario. La mayoría de las propuestas contienen una sección que muestra no sólo la fecha de finalización prevista, sino también los hitos clave del proyecto. Si se trata de un proyecto de gran envergadura que se extiende a lo largo de muchos meses, el cronograma también mostrará las fechas en las que se entregarán los informes de progreso. Si no puede citar fechas concretas, cite cantidades de tiempo para cada fase del proyecto.

Costes, recursos necesarios. La mayoría de las propuestas contienen también una sección en la que se detallan los costes del proyecto, ya sea interno o externo. En el caso de los proyectos externos, es posible que tenga que enumerar sus tarifas por hora, las horas proyectadas, los costes de los equipos y suministros, etc., y luego calcular el coste total del proyecto completo. Los proyectos internos, por supuesto, no son gratuitos, por lo que deberá enumerar los costes del proyecto: las horas que necesitará para completar el proyecto, el equipo y los suministros que utilizará, la asistencia de otras personas de la organización, etc.

Conclusiones. El último párrafo o sección de la propuesta debe hacer que los lectores vuelvan a centrarse en los aspectos positivos del proyecto. En la sección final, puede instarles a que se pongan en contacto con usted para resolver los detalles del proyecto, recordarles los beneficios de realizar el proyecto y, tal vez, dar un último argumento a favor de usted o de su organización como la opción correcta para el proyecto.

Secciones específicas del proyecto. Recuerde que las secciones anteriores son típicas o comunes en las propuestas escritas, no son requisitos absolutos. Pregúntese siempre qué más podría necesitar su público para entender el proyecto, la necesidad del mismo, los beneficios que se derivan de él, su papel en el mismo y sus cualificaciones para llevarlo a cabo. ¿Qué más necesitan ver para aprobar el proyecto y aprobarle a usted para llevarlo a cabo?

Requisitos especiales del encargo

Dependiendo de la situación de la escritura, su propuesta puede necesitar incluir también otros elementos especializados. Algunos de ellos se describen a continuación. Nota: algunos de estos elementos serán realmente requeridos en su nota de progreso para esta clase; sin embargo, en una situación real de escritura técnica, su supervisor podría pedirle que incluya en su propuesta cualquiera de los siguientes:

Audiencia: Describa la audiencia del informe final (que puede ser diferente de la audiencia de la propuesta). Es posible que tenga que hablar de a quién va dirigido el informe, sus cargos y puestos de trabajo, su formación técnica y su capacidad para entender el informe.

Fuentes de información: Enumere las fuentes de información; asegúrese de que hay información adecuada para su tema; enumere las citas de libros específicos, artículos, obras de referencia, otros tipos de fuentes que cree que contribuirán a su informe.

Gráficos: Enumere los gráficos que cree que necesitará su informe según su tipo y su contenido. (Si no se le ocurre ninguno que necesite su informe, es posible que no tenga un buen tema; haga una lluvia de ideas con su instructor). Para esta clase, se le pedirá que cree e incluya gráficos en su informe final.

Esquema: Incluya un esquema de los temas y subtemas que cree que cubrirá en su informe.

Propuestas y audiencia

Recuerde que, en un curso de escritura técnica, la asignación de la propuesta tiene varios propósitos: (1) le da cierta experiencia en la redacción de una propuesta; (2) le permite comenzar a planificar su informe trimestral; (3) le da a su instructor la oportunidad de trabajar con usted en su proyecto, para asegurarse de que tiene un tema viable. Por la segunda y la tercera razón, debe incluir elementos específicos en su propuesta (como se indica en su hoja de asignación) algunos de los cuales pueden no parecer apropiados en una propuesta del mundo real.

En este curso de escritura técnica, la propuesta es el comienzo de un proceso de investigación y escritura de semanas de duración que pasa por muchas etapas hasta llegar al punto final: el informe técnico. Durante este proceso, sólo presentará la propuesta una vez. Después, escribirás y presentarás diferentes tipos de documentos: un informe de progreso, un esquema, una bibliografía comentada, un borrador gráfico, un borrador de informe y un informe final. Tenga cuidado de utilizar el término «propuesta» sólo si se refiere específicamente a la etapa inicial de su proyecto.

Otro punto a tener en cuenta se refiere a la audiencia de las propuestas frente a la audiencia de los informes que vienen más tarde en el proceso de escritura. El público de su propuesta es la persona que puede aprobar, apoyar y, posiblemente, financiar su investigación y redacción. El informe final que elabore puede estar dirigido a un público diferente. Considere el ejemplo de una propuesta escrita a un supervisor de una empresa de energía solar que sugiere la creación de un manual de políticas para los instaladores de paneles solares residenciales. El público de la propuesta puede ser un ejecutivo, cuyo conocimiento de los aspectos técnicos puede ser muy amplio. En cambio, el público del informe final son los técnicos, que pueden tener conocimientos más especializados que el ejecutivo. El contenido y el lenguaje utilizados para estos dos públicos diferentes deberán ajustarse a la situación de la redacción. (Para más información sobre esto, revise el capítulo sobre Análisis de la audiencia.)

Lista de comprobación para la revisión de propuestas

Mientras revisa y corrige su propuesta, tenga en cuenta lo siguiente:

• Utilice el formato adecuado. Recuerde que, para esta clase, usted está escribiendo esta propuesta en formato de memorándum.
• Escriba un resumen claro (o una introducción) del tema de su propuesta.
• Identifique exactamente lo que está proponiendo hacer.
• Asegúrese de que un informe -un documento escrito- está de alguna manera involucrado en el proyecto que está proponiendo hacer. Recuerde que en este curso de escritura técnica estamos tanto practicando la redacción de una propuesta como las que se hacen en el mundo real como completando un proyecto de investigación de nivel universitario.
• Asegúrese de que las secciones de su propuesta están en un orden lógico y natural y de que utiliza correctamente los subtítulos y las viñetas (y cualquier otro estilo de formato).
• Diríjase a la propuesta a su público designado, no a su instructor.

Información de atribución del capítulo

.