Entender el organigrama virtual
El cambio es emocionante. El cambio puede dar miedo. Admitámoslo, el cambio supone mucho trabajo. A medida que las organizaciones siguen creciendo y añadiendo nuevos empleados, el panorama organizativo sigue cambiando. Todos lo hemos experimentado. Una persona se va, se añade un puesto o se asciende a alguien, lo que nos deja con una nueva estructura organizativa. Todos intentamos averiguar cuál ha sido el coste de la contratación o de qué centro de costes procede.
Cuando se produce un cambio, para muchas organizaciones eso significa reorganizar su estructura interna o empezar completamente desde cero. Muchas empresas gestionan los costes de su organización y la configuración del equipo a través de complejas hojas de cálculo y documentos que solo unos pocos empleados pueden entender de un vistazo. Como muestra el informe 2018 State of Workforce Management, el 42% de las organizaciones de salud y servicios humanos experimentan una rotación de personal superior al 20%, lo que genera constantes alteraciones en la estructura organizativa. Para estar al tanto de estos cambios, las organizaciones necesitan encontrar una manera más simple.
La estructura de una organización debe ser transparente, lo que significa que todos los empleados dentro de una fuerza de trabajo deben ser capaces de ver y entender cómo está configurada su organización. Esto ayuda a los empleados a entender la cadena de mando interna, y ayuda a los directivos a ver a todos los empleados de su equipo, y a tomar medidas administrativas cuando sea necesario. Cuando los empleados abandonan una organización, se cubre una vacante o un empleado se traslada a un nuevo puesto, la estructura de una organización debería actualizarse automáticamente, sin ningún esfuerzo o intervención manual. Afortunadamente para las organizaciones de salud y servicios humanos, ahora existe una herramienta que fomenta la transparencia y la automatización en relación con la estructura de una organización diseñada específicamente teniendo en cuenta sus necesidades y desafíos. Esta herramienta se conoce como organigrama virtual.
¿Qué es un organigrama virtual?
Un organigrama virtual es una representación visual de la jerarquía interna de una organización, y traza una plantilla por departamentos. Los organigramas virtuales son fundamentales para la automatización del flujo de trabajo y ayudan a garantizar que ninguna tarea, proyecto o dato se pierda. Esto es especialmente útil en organizaciones con cientos de empleados, en las que hacer un seguimiento manual de la organización cambiante puede ser un trabajo a tiempo completo. Esto no sólo ahorra tiempo a RRHH, sino que les libera para centrarse en tareas que contribuyen más al éxito de la organización, como el reclutamiento y la retención de los mejores talentos.
El organigrama virtual permite a los ejecutivos establecer su organización de la forma que deseen, permitiéndoles determinar cuántos puestos habrá en cada departamento. Los ejecutivos también pueden dar un paso más y vincular atributos específicos a cada puesto, como el rango salarial, el centro de costes, la fuente de financiación y la ubicación. Además de aumentar la visibilidad interna de la organización, este enfoque también ayuda a los ejecutivos a hacer un mejor seguimiento de los costes asociados a cada puesto. Esto reduce significativamente el riesgo de contratar empleados no presupuestados.
¿Dónde puede encontrar un organigrama virtual?
Muchos de los principales actores y proveedores en el espacio de software de recursos humanos no vienen completos con un organigrama virtual. Esto es probablemente debido a que su software es genérico, y es para uso masivo, independientemente del tamaño de la organización. Sin embargo, los proveedores sofisticados y especializados, como DATIS, que se centran en sectores específicos, ofrecen un organigrama virtual totalmente interactivo y procesable sin coste adicional. Para los ejecutivos que se encuentran actualmente en el proceso de selección de proveedores y que ven el valor de una mayor transparencia y automatización internas, deberían preguntar por un organigrama virtual durante las demostraciones de software.
Los organigramas virtuales modernos están basados en la web y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, normalmente a través de un portal en línea. Muchas organizaciones de salud y servicios humanos tienen empleados que trabajan a distancia o en la carretera, permitiendo a estos empleados para ver su estructura organizativa puede aumentar el compromiso de los empleados y mantiene estos empleados en el bucle. Mientras que todos los empleados de una organización tienen acceso al organigrama virtual, los gerentes, administradores y ejecutivos tienen permisos especiales que les proporcionan descripciones más detalladas de los distintos puestos que componen su organización.
¿Qué puede hacer ahora?
Con el 98% de las organizaciones de salud y servicios humanos que predicen que invertirán en más herramientas y soluciones digitales en 2018, es probable que ya haya investigado a algunos proveedores o incluso haya programado demostraciones. Tómese un momento hoy para revisar sus procesos. Probablemente haya cambiado a diferentes tecnologías durante el último año, pero ¿ha abandonado por completo la introducción manual de información en hojas de cálculo y soluciones basadas en papel? Piense en la cantidad de tiempo que se dedica a actualizar la estructura organizativa a medida que ésta cambia, y en las ventajas que experimentará al automatizar este proceso. Imagínese poder estructurar su plantilla con unos pocos clics de ratón, y que los flujos de trabajo se redirijan automáticamente al empleado adecuado cuando se rompa la cadena de mando.
Para obtener más información sobre el organigrama virtual, descargue la hoja de datos del organigrama de DATIS.
Este blog de DATIS fue escrito por Rob Bennett, DATIS, el 22 de febrero de 2018 y no puede volver a publicarse sin permiso.