En la acelerada era digital de hoy en día, es casi necesario que trabajemos de manera más eficiente mientras utilizamos la tecnología para resolver problemas complicados. Y ningún programa informático lo hace mejor que Microsoft Excel.
Introducido por primera vez a mediados de la década de 1980, muchos expertos en negocios consideran que Excel es una de las mejores piezas de software jamás desarrolladas – en 2013, PCMag lo llamó «la primera y única opción para manipular datos numéricos.» Y dado que gran parte de la economía digital moderna depende ahora de este programa, dominar sus complejidades es una forma segura de aumentar la productividad, mejorar la eficiencia e impresionar a los compañeros de trabajo y a los empleados.
Dada su prominencia en el mundo del software, hay innumerables formas de turboalimentar su experiencia con Microsoft Excel, algunas de las cuales están integradas directamente en la interfaz del programa y otras están disponibles como complementos y plug-ins. Y como nadie dijo nunca que Excel fuera fácil, hemos recopilado nuestras estrategias favoritas para mejorar el rendimiento.
- 1.) Navegue por Excel como un profesional.
- 2). Aplicar un formato similar a varias hojas al mismo tiempo.
- 3.) Insertar datos de Excel en Microsoft Word o PowerPoint.
- 4.) Simplemente selecciona las columnas y las filas.
- 5.) Insertar filas y columnas con facilidad.
- 6.) Convertir columnas en filas (o viceversa).
- 7.) Utiliza cálculos sencillos para ahorrar tiempo y energía.
- 8). Añadir una fila de resumen a una tabla.
- 9.) Utilice el autorelleno.
- 10.) Ocultar datos en hojas de trabajo protegidas.
Seguro, un ratón y un trackpad son accesorios estándar en la mayoría de los escritorios modernos. Pero si quiere potenciar realmente su uso de Microsoft Excel, aprenda los atajos de teclado. Por ejemplo, si mantienes pulsada la tecla Ctrl mientras tocas las flechas arriba, abajo, izquierda o derecha, seleccionarás todas las celdas hasta el final de la hoja. Recorre las hojas de trabajo manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras pulsas Avance o Retroceso de página. Convierte un rango de números en moneda, con un signo de dólar y dos decimales, pulsando Ctrl + Mayús + $ al mismo tiempo. También puede convertir un número en una fecha (día, mes y año) pulsando Ctrl + Mayús + #.
2). Aplicar un formato similar a varias hojas al mismo tiempo.
Esta tarea crítica es una brisa con la función de hojas de trabajo agrupadas de Excel. Haz clic en las pestañas de las hojas que quieras agrupar mientras pulsas Ctrl y todas se volverán blancas; mientras las hojas están agrupadas, cualquier formato introducido en una de ellas también aparece en las demás. Después de dar formato a las hojas agrupadas, asegúrese de hacer clic en Pestañas para desagruparlas antes de introducir o eliminar datos.
3.) Insertar datos de Excel en Microsoft Word o PowerPoint.
Si alguna vez ha intentado esto, puede que se ría. Pero transferir datos de una hoja de cálculo a un documento de texto es posible. Sólo tiene que tener cuidado de hacer clic en el portapapeles que aparece después de pegar para decidir si desea mantener el formato original de Excel o hacer que los datos pegados coincidan con el formato de su documento existente de Word o PowerPoint.
4.) Simplemente selecciona las columnas y las filas.
Si tus datos están en una tabla y necesitas hacer referencia a una columna entera en una nueva fórmula, haz clic en el nombre de la columna. (Consejo profesional: asegúrate de que el cursor parece una flecha hacia abajo antes de hacer clic en el nombre de la columna). Otros atajos de selección muy útiles son Mayúsculas + Barra espaciadora, que selecciona una fila entera, y Ctrl + Barra espaciadora, que selecciona una columna entera.
5.) Insertar filas y columnas con facilidad.
Una buena hoja de cálculo de Excel siempre está preparada para crecer. Añadir rápidamente filas y columnas puede hacerse de varias maneras: haciendo clic en Insertar > Filas o Columnas; haciendo clic con el botón derecho en las filas o columnas y eligiendo Insertar; o pulsando las teclas Ctrl y + o Ctrl + Mayús y +
6.) Convertir columnas en filas (o viceversa).
Si tiene datos organizados en columnas que necesita convertir en filas (o al revés), no se preocupe. Copie el bloque de celdas original y, a continuación, haga clic con el botón derecho del ratón en la celda de destino y seleccione Pegado especial y, a continuación, Transposición.
7.) Utiliza cálculos sencillos para ahorrar tiempo y energía.
Las fórmulas de Excel pueden ser legendarias por su complejidad, pero los cálculos simples a menudo pueden darle el impulso más inmediato en la productividad. Para sumar, utilice la tecla +; para restar, la tecla -; para multiplicar, la tecla *; y para dividir, la tecla /
8). Añadir una fila de resumen a una tabla.
Puede añadir una fila de resumen a una tabla en la cinta Diseño (utilizando Windows) o en la cinta Tabla (en Mac) marcando Fila total. A continuación, puede elegir entre una variedad de estadísticas de resumen: no sólo la suma total, sino el recuento total, la media, la desviación estándar, etc. Colocar la información en una fila de total o de resumen significa que está unida a la tabla, pero permanecerá en la fila inferior independientemente de cómo decida ordenar los datos de la tabla. Esto puede servir como un gran ahorro de tiempo si usted está haciendo un montón de exploración de datos.
9.) Utilice el autorelleno.
Esto funciona muy bien para tareas repetitivas: rellenar fechas, horas u otros valores que siguen una secuencia. Comience con la primera entrada, luego mueva el cursor sobre la sección inferior derecha de la última celda, lo que hace que aparezca un tirador de relleno. Una vez que se convierta en un signo más (+), haz clic y selecciona todas las celdas que necesites rellenar con el patrón elegido. Puedes incluso subir una columna o ir a la izquierda y a la derecha en una fila.
10.) Ocultar datos en hojas de trabajo protegidas.
Si quiere compartir algunos datos con otros usuarios pero no todos, considere ocultarlos. La forma más fácil es hacer clic con el botón derecho y seleccionar la función Ocultar. Pero puede estar aún más seguro utilizando la función Formato de celdas haciendo clic en Inicio > Fuente > Abrir formato de celdas > Ficha numérica > Personalizado > Tipo. De este modo, tus datos estarán realmente seguros.
Tanto si eres un experimentado profesional de Excel a la caza de nuevos trucos de uso, como si eres un nuevo usuario que se esfuerza por darle sentido a todo, estos consejos deberían mejorar tu experiencia con el programa. ¿Quieres saber más sobre la suite de productividad Microsoft Office? ¿Tiene curiosidad por saber si su oficina está preparada para una actualización que haga su vida tecnológica más productiva y eficiente? Póngase en contacto con CMIT Solutions hoy mismo. Estamos aquí para hacer que el hardware y el software trabajen para su negocio, no contra él.