Cómo gestionar eficazmente su inventario de TI

Visibilidad, transparencia, conciencia, claridad y previsión. Estas son las características clave de los administradores de TI que gestionan con éxito su patrimonio de TI empleando la disciplina de la gestión de activos de TI (ITAM).

Hace sólo unos años, el proceso de gestión de activos era esencialmente una tarea secundaria para la mayoría de los departamentos de TI. Pero, hoy en día, se ha convertido en una parte esencial de la gestión de servicios de TI. De hecho, ITAM se ha clasificado como el quinto aspecto más adoptado de ITSM.

Además, la gestión de los activos de TI tiene un impacto directo en los cuatro procesos principales de ITSM; incidentes, conocimiento, cambio y problemas.

Este artículo cubrirá numerosas prácticas y consejos para mejorar la gestión de los activos de TI, tales como:

• ITAM en el entorno empresarial moderno

• Qué buscar en las herramientas de gestión de activos de TI

• ¿Qué pasa con el uso de hojas de cálculo para ITAM?

• Mejores prácticas para la gestión de activos de hardware

• Cómo añadir los datos del registro de activos de TI existentes en la base de datos de una herramienta

• Configuración de un proceso de seguimiento de activos de TI para nuevos elementos

• Cómo optimizar los activos de TI mediante la gestión de activos de hardware

• Mejores prácticas para la gestión de activos de software

La gestión de activos de TI en el entorno empresarial moderno

La IAITAM (Asociación Internacional de Gestores de Activos de Tecnologías de la Información) describe la gestión de activos de TI como un conjunto de prácticas empresariales que incorpora los activos de TI en todas las unidades de negocio de una organización. Su objetivo es unir las responsabilidades financieras, de inventario, contractuales y de gestión de riesgos para gestionar el ciclo de vida global de los activos.

Las prácticas organizativas y las tendencias de la industria de la última década han aumentado la necesidad de mejorar la gestión de activos. Entre ellas se encuentran:

• El auge de las TI en la sombra, donde los ejecutivos que no son de TI adoptan nuevas soluciones sin pasar por el proceso formal
• La necesidad continua de transformar las plataformas de TI, las migraciones a la nube y la virtualización
• La incertidumbre en torno a los costes de las licencias de software provocada por la virtualización y la migración a la nube
• La creciente presión para reducir los costes manteniendo el rendimiento
• El aumento del número de auditorías de software

Incluso en 2011, los clientes que han ejecutado con éxito ITAM como disciplina han conseguido normalmente un ahorro de costes del 30% en el primer año. Así como un cinco por ciento en los cinco años siguientes.

Por otro lado, las organizaciones que no han adoptado la ITAM o que la han adoptado de forma deficiente, gastan el 20 por ciento de su coste total en licencias de software y mantenimiento de hardware para activos que ya no se utilizan.

La gestión de activos de TI suele diferenciar entre la gestión de activos de software (SAM) y la gestión de activos de hardware (HAM). SAM y HAM son dos caras de la misma moneda. Deben gestionarse de forma ligeramente diferente, ya que cada una tiene requisitos específicos, pero no obstante están interrelacionadas.

En los primeros tiempos, la HAM era lo primero y la SAM lo segundo, ya que tenía que haber una infraestructura física en la que residiera el software.

Sin embargo, la Gestión de Activos de Hardware es cara y difícil de mantener, lo que hace que las grandes inversiones en infraestructura física de TI para las empresas más pequeñas sean difíciles de conseguir.

Hoy en día, las grandes empresas como SAP, IBM y Microsoft están soportando la inversión en infraestructura de hardware y los costes operativos. Ofrecen la potencia de cálculo y el almacenamiento a sus clientes en forma de servicios.

El desarrollo sin servidor lleva esto un paso más allá, permitiendo que un ordenador con conexión a Internet ejecute sin problemas funciones complejas.

Como tal, estamos empezando a ver una distribución diferente entre el hardware y el software de una organización a otra. Las empresas más pequeñas necesitan menos inversión en hardware, mientras que las grandes organizaciones que ofrecen Infraestructura como Servicio, necesitan desplegar más recursos para satisfacer la demanda.

Aquí tenemos que recordar que la mayoría de las empresas ya han realizado inversiones en infraestructura de TI y sólo están ampliando sus capacidades de TI mediante la adopción de una solución en la nube. Aquí es donde la complejidad se convierte en un problema y la gestión de activos se vuelve crucial.

Casi el 70% de las empresas que han virtualizado sus activos de software no han superado las auditorías de proveedores y han acabado recibiendo grandes facturas. Las auditorías de software suponen una pesada carga para los recursos de TI, ya que los equipos de ITAM tienen que dedicar entre el 50% y el 70% de su tiempo a ocuparse de las auditorías.

La reducción de costes es el principal motor y la razón más obvia para adoptar ITAM. Pero, hay muchos más beneficios además de la reducción de costes:

• Aumentar la eficiencia de las compras
• Mejorar el cumplimiento
• Aumentar la seguridad de los activos y de la propiedad intelectual
• Reducir el riesgo financiero, contractual, y reputacional
• Mejor posición para negociar nuevos contratos

Qué buscar en las herramientas de gestión de activos de TI

Afortunadamente, junto a los cada vez más complejos sistemas de TI y de redes, también se han desarrollado herramientas que pueden ayudarnos a optimizar y mejorar la colección de activos de una organización.

Las capacidades principales de una herramienta de gestión de activos de TI son:

• Fácil capacidad de importación de datos
• Repositorio para gestionar activos de software y hardware
• Relación claramente definida entre los activos de TI, los usuarios y la información de uso
• Integración con los sistemas de TI y empresariales adyacentes

Las siguientes funciones para las herramientas de gestión de activos de TI también pueden ser muy útiles:

• Gestión de auditorías
• Seguimiento de la conformidad
• Gestión de la configuración
• Gestión de contratos/licencias
• Seguimiento de costes
• Gestión de inventarios

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• Gestión de Mantenimiento
• Gestión de Compras
• Gestión de Requisiciones
• Gestión de Proveedores

¿Qué hay del uso de hojas de cálculo para ITAM?

Aunque puedan parecer rudimentarias y reciban menos presupuesto de marketing en comparación con las herramientas ITAM dedicadas, las hojas de cálculo tienen mucha funcionalidad. Esto hace que sean adecuadas para los pequeños y medianos parques informáticos.

Para aprovechar al máximo el software de hojas de cálculo, considere la posibilidad de utilizar las siguientes funcionalidades:

• Formato condicional

  Se puede utilizar para resaltar los activos que salen del soporte, las actualizaciones o similares.

• Informes

  El uso de gráficos de Microsoft Excel o tablas dinámicas puede producir informes complejos.

• Macros

  Automatizar el procesamiento de datos y conectarse a fuentes externas.

• Exportación e importación de datos

  Conectarse a bases de datos SQL para alimentar o extraer información.

Además, la mayoría de los programas de hojas de cálculo son gratuitos y la mayoría de los sistemas informáticos ya tienen una versión de Microsoft Excel. Por lo tanto, no hay necesidad de una inversión adicional.

Mejores prácticas para la gestión de activos de hardware

Hardware es un término general que incluye la mayoría de los elementos que se pueden encontrar en un entorno de TI. Algunos ejemplos son los ordenadores de sobremesa, los portátiles, los monitores, los enrutadores, los conmutadores, los concentradores y los teléfonos.

La información almacenada en relación con cada activo de hardware debe garantizar, como mínimo, que el activo pueda identificarse de forma exclusiva.

Para optimizar los activos de hardware, los administradores de TI deben mantener información adicional en relación con la garantía, los contratos de asistencia, el mantenimiento y otras variables. La gestión de activos de hardware también necesita incluir datos para apoyar a SAM.

Aquí hay información básica para el hardware:

• Nombre del activo para crear un identificador único utilizando información como la marca, el modelo, la ubicación
• Proveedor del activo
• Tipos de dispositivo como portátil, router o teléfono móvil
• Número de serie
• Estados del activo como Desplegado, En almacenamiento, Retirado y Dispuesto
• Roles del activo como Producción, En espera, y Prueba
• La entidad organizativa propietaria de cada activo
• Localización del dispositivo
• Información de configuración
• Software instalado en el activo
• Fecha de compra
• Fecha de puesta en marcha
• Fecha de vencimiento de la garantía/soporte contractual

Al rellenar la base de datos de una herramienta ITAM o una hoja de cálculo, los administradores de TI también necesitan añadir información sobre los activos de TI actuales. Así como establecer un proceso para añadir nuevos activos a medida que se adquieren en el futuro.

Cómo añadir los datos del registro de activos de TI existentes en la base de datos de una herramienta

A continuación se describen tres formas en las que los administradores de TI pueden rellenar la base de datos de una herramienta con información sobre sus sistemas de TI actuales.

1. Importar cualquier rastreador existente a la herramienta

   Si ha crecido su negocio y una simple hoja de cálculo era suficiente para llevar el control de su hardware, puede utilizar su hoja de cálculo para introducir toda la información en la herramienta HAM.

2. Descubra su red en busca de dispositivos conectados

   Hay un montón de herramientas de descubrimiento que son capaces de escanear la totalidad de su red y devolver un montón de información sobre sus activos de hardware.

3. Utilice la información de los pedidos de los proveedores

   Los detalles de los pedidos emitidos por los proveedores le darán información sobre todos los activos de su patrimonio.

Establezca un proceso de seguimiento de los activos de TI para los nuevos elementos

Al añadir nuevos activos de TI en su patrimonio, las organizaciones pasan por un ciclo de vida de hardware específico. El ciclo de vida describe los pasos a través de los cuales el dispositivo progresa a lo largo de su vida.

Típicamente, un ciclo de vida del hardware implica lo siguiente:

• Arquitectura y diseño de la red
• Solicitud del activo
• Aprobación y adquisición
• Despliegue
• Uso, mantenimiento y actualizaciones
• Puesta fuera de servicio

En un ciclo de vida como el descrito, el proceso de seguimiento del activo comienza ya en el paso número uno. Después de realizar un análisis y presentar una orden de compra o un caso de negocio para adquirir más activos, el departamento de TI ya debería tener una imagen clara de qué dispositivo irá a dónde y qué software necesitará para funcionar.

En el paso número cuatro, el proceso de gestión de activos puede consolidarse cuando todos los datos están disponibles.

Cómo optimizar los activos de TI mediante la gestión de activos de hardware

Los beneficios de utilizar una herramienta de gestión de activos de hardware se extienden más allá del simple almacenamiento de información sobre los dispositivos. Las herramientas modernas permiten configurar el cuadro de mandos y acceder a información valiosa como:

• Generar informes

  Ver la disponibilidad, el uso, los elementos que no están instalados actualmente, los dispositivos que se van a dar de baja.

• Utilizar la monitorización de la red de TI para lanzar alarmas

  Emitir los problemas cuando el software está saliendo de la garantía o está llegando al final de su vida útil.

• Automatice los flujos de trabajo de despliegue

  Cree plantillas de configuración para los dispositivos según sus funciones.

• Gestione las actualizaciones de software y seguridad

  Programe franjas horarias dedicadas a las actualizaciones para minimizar el tiempo de inactividad.

Mejores prácticas para la gestión de los activos de software

La gestión de los activos de software se ha convertido en una necesidad tras la implantación generalizada de la computación en la nube y la inclusión silenciosa de la Shadow IT.

La gestión de activos de software proporciona tres beneficios:

1. Gestión

   Asegurar que sólo se introduzcan aplicaciones aprobadas en el entorno informático local y que las licencias de software se utilicen plena y adecuadamente.

2. Gestión

   SAM proporciona múltiples funciones para programar actualizaciones, prever costes, añadir nuevos activos y dar de baja los antiguos.

3. Agilidad empresarial

   La disponibilidad de información acelera drásticamente el proceso de cambio en las grandes organizaciones.

La concesión de licencias es posiblemente la dimensión más importante en lo que respecta a la gestión de activos de software, ya que una mala gestión de las mismas puede suponer un coste millonario para las organizaciones.

Existen muchos tipos de licencias, cada una de ellas con diferentes acuerdos y requisitos contractuales. Algunos de ellos son:

• Licencia con bloqueo de identidad

  Una licencia se asigna a un usuario específico y no es conmutable (por ejemplo, Microsoft Windows).

• Bloqueada por el nodo

  Una licencia que sólo puede ser utilizada por un usuario a la vez, pero que varios usuarios pueden utilizar en ocasiones posteriores.

• Flotante

  Una licencia que está disponible para un gran número de usuarios. Al iniciar la sesión, un sistema de licencias asigna al usuario solicitante una licencia que se reclama al final de la sesión.

• Licencia de sitio

  Uso ilimitado en el sitio de instalación de la licencia.

• Fuente abierta

  Uso ilimitado dentro del acuerdo de licencia.

• Timitada

  La licencia sólo está disponible durante un periodo de tiempo determinado.

• Restringida físicamente

  Licencias adheridas al hardware.

Elegir una herramienta SAM

Las herramientas de gestión de activos de software están diseñadas para ofrecer al personal de TI el máximo control y visibilidad sobre su parque informático. Aunque cada herramienta es diferente, la mayoría incluye funcionalidades como:

• Gestión de licencias de software
• Configuración de software
• Gestión de inventario
• Utilización de software
• Contrato y compras
• Cumplimiento ad governance
• Gestión del ciclo de vida del software
• Despliegue del software
• Información

Al evaluar las capacidades críticas de las herramientas de gestión de activos de software, recomendamos buscar características que concilien los datos de derechos y consumo de software para reducir el riesgo de cumplimiento, optimizar los costes y mejorar el rendimiento empresarial. Recomendamos a los líderes de infraestructura y operaciones que busquen lo siguiente:

• Entrada manual de derechos de software
• Automatización de derechos de software
• Consumo de software de punto final
• Consumo de software de centro de datos
• Consumo de nube

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• Consumo de software de especialidad
• Reconciliar información externa
• Optimizar derechos/consumo
• Compartir información

Cómo gestionar los activos de software cuando los empleados se incorporan, se van, o se mueven dentro de la empresa

Cuando hay un cambio organizativo, el empleado en cuestión necesitará tener un conjunto actualizado de activos de TI.

Es necesario establecer un flujo de trabajo que cubra lo siguiente: la asignación de los activos existentes, la adquisición de nuevos activos, la recuperación de los activos al dejar la empresa y también el establecimiento de un proceso para los activos perdidos o robados.

Este flujo de trabajo de TI tendría que trabajar estrechamente con el sistema de recursos humanos, la comunicación entre la información sobre el usuario y los niveles de permiso.

Cómo gestionar los activos de software para evitar auditorías

Las auditorías de los proveedores son procesos para investigar el cumplimiento de una organización para el uso del software dentro de los términos contractuales.

Una mala visibilidad y gestión de las licencias disponibles puede llevar a una organización a no cumplir con las normas, convirtiéndola en un blanco fácil para que los proveedores vendan sus productos y les cobren grandes facturas.

Los grandes proveedores de software, como Microsoft, Adobe, IBM, SAP y Oracle, se han ganado la reputación de realizar agresivas auditorías de software que interrumpen las operaciones de TI de una organización.

Al adoptar una herramienta de gestión de activos de software, el riesgo de incumplir la normativa se reduce drásticamente, ya que los administradores de TI tienen una visión global de todas las licencias disponibles, cómo se distribuyen, quién las utiliza y cuándo caducan.

Mantenerse al tanto de las renovaciones de licencias, adquirir activos adicionales cuando aumenta la demanda y eliminar las licencias en los casos en los que no se utilizan ayudará a las organizaciones no sólo a protegerse contra las auditorías, sino también a optimizar su patrimonio de TI para producir la mayor cantidad de valores.

Gestión de activos de software al migrar a la nube

La migración a la nube es un proyecto complejo y largo que puede dejar muchos agujeros en los sistemas de TI si se hace de forma incorrecta. La gestión de los activos de software desempeña un papel enorme para garantizar que todos los usuarios tengan acceso a los mismos servicios que antes y que no haya discrepancias entre el sistema anterior y posterior a la migración.

Cada proveedor tiene sistemas ligeramente diferentes, por lo que hay diferencias entre Hana Enterprise Cloud de SAP, IBM Cloud e incluso Adobe Experience Cloud.

Microsoft recomienda a los líderes de TI que consideren soluciones SAM que ayuden con lo siguiente:

• Ayudar a determinar si la mejor estructura para el negocio es la local, la nube o la híbrida.
• Mitigar los riesgos asociados con el traslado de los activos del centro de datos para los proyectos de consolidación, nube y virtualización.
• Ofrecer una hoja de ruta de migración a la nube a largo plazo que ayude a definir los objetivos de la migración.
• Evaluar si la migración a la nube facilitará la gestión de los activos de software.
• Tener un conocimiento profundo de las licencias de software tanto para las implementaciones en la nube como en las instalaciones.