Lo siguiente es un extracto de La contabilidad hecha simple: La contabilidad explicada en 100 páginas o menos.
Cuando una empresa compra un activo que probablemente durará más de un año, el costo de ese activo no se cuenta como un gasto inmediato. Más bien, el coste se reparte a lo largo de varios años en un proceso conocido como depreciación.
Depreciación lineal
La forma más básica de depreciación se conoce como depreciación lineal. Con este método, el coste del activo se reparte por igual a lo largo de la vida útil prevista del mismo.
Ejemplo: Daniel gasta 5.000 dólares en un nuevo equipo para su negocio de carpintería. Espera que el equipo dure 5 años, momento en el que probablemente no tendrá ningún valor sustancial. Cada año, 1.000 dólares del coste del equipo se contabilizarán como un gasto.
Cuando Daniel compra por primera vez el equipo, haría el siguiente asiento en el diario:
| DR. Equipo | 5.000 |
| CR. Efectivo | 5,000 |
Entonces, cada año, Daniel haría el siguiente asiento para registrar el Gasto de Depreciación del equipo:
| Gastos de Depreciación | 1.000 |
| Depreciación Acumulada | 1.000 |
La Depreciación Acumulada es lo que se conoce como una «contra cuenta», o más específicamente, una «contra cuenta de activos.» Las cuentas de contrapartida se utilizan para compensar otras cuentas. En este caso, la Depreciación Acumulada se utiliza para compensar el Equipo.
En cualquier momento, el neto del saldo deudor del Equipo y el saldo acreedor de la Depreciación Acumulada nos da el saldo neto del Equipo, a veces denominado «valor contable neto». En el ejemplo anterior, después del primer año de gastos de depreciación, diríamos que el Equipo tiene un valor contable neto de 4.000 (5.000 de costo original, menos 1.000 de depreciación acumulada.)
Hacemos las entradas de crédito a la depreciación acumulada en lugar de hacerlo directamente al equipo para que:
- Tengamos un registro de cuánto costó originalmente el activo, y
- Tengamos un registro de cuánta depreciación se ha cargado ya contra el activo.
Ejemplo (continuación): Eventualmente, después de 5 años, la Depreciación Acumulada tendrá un saldo acreedor de 5,000 (el costo original del activo). En ese momento -cuando el activo tenga un valor neto contable cero- Daniel hará el siguiente asiento para «dar de baja» el activo:
| Depreciación Acumulada | 5.000 |
| Equipos | 5.000 |
Después de hacer este asiento, ya no habrá saldo en Equipos ni en Depreciación Acumulada.
Valor de salvamento
¿Qué ocurre si una empresa planea utilizar un activo durante unos años y luego venderlo antes de que pierda todo su valor? En estos casos, se utiliza lo que se llama «valor de salvamento». El valor de salvamento (a veces denominado valor residual) es el valor que se espera que tenga el activo tras el número de años de uso previsto.
Ejemplo: Lydia gasta 11.000 dólares en mobiliario de oficina, que piensa utilizar durante los próximos diez años, tras los cuales cree que tendrá un valor de aproximadamente 2.000 dólares. El costo original de los muebles, menos su valor de recuperación esperado se conoce como su costo depreciable-en este caso, $9,000.
Cada año, Lydia registrará $900 de depreciación de la siguiente manera:
| Gastos de depreciación | 900 |
| Depreciación acumulada | 900 |
Después de diez años, la depreciación acumulada tendrá un saldo acreedor de $9,000. Si, en ese momento, Lydia vende efectivamente los muebles por 2.000 dólares, tendrá que registrar la entrada de efectivo, y dar de baja los saldos de Mobiliario de Oficina y Depreciación Acumulada:
| Depreciación Acumulada | 9.000 |
| Efectivo | 2.000 |
| Muebles de Oficina | 11,000 |
Ganancia o pérdida en la venta
Por supuesto, es bastante improbable que alguien pueda predecir exactamente cuál será el valor de recuperación de un activo varios años después de la fecha en que lo compró. Cuando se vende un activo, si la cantidad de efectivo recibida es mayor que el valor neto contable del activo, se debe registrar una ganancia en la venta. (Las ganancias funcionan como los ingresos en el sentido de que tienen saldos acreedores y aumentan el patrimonio de los propietarios.)
Sin embargo, si el activo se vende por menos de su valor neto contable, debe registrarse una pérdida. (Las pérdidas funcionan como los gastos: Tienen saldos deudores, y disminuyen el patrimonio de los propietarios.)
Determinar si hay que hacer un asiento de ganancia o un asiento de pérdida nunca es demasiado difícil: Sólo hay que averiguar si se necesita un débito o un crédito adicional para que el asiento quede equilibrado.
Ejemplo (continuación): Si, después de diez años, Lydia hubiera vendido los muebles por 3.000 dólares en lugar de 2.000, registraría la transacción de la siguiente manera:
| Efectivo | 3.000 |
| Depreciación acumulada | 9.000 |
| Muebles de oficina | 11,000 |
| Ganancia por venta de muebles | 1.000 |
Ejemplo (continuación): Sin embargo, si Lydia hubiera vendido los muebles por sólo 500 dólares, haría el siguiente asiento:
| Efectivo | 500 |
| Depreciación acumulada | 9.000 |
| Pérdida por venta de muebles | 1.500 |
| Muebles de oficina | 11,000 |
Otros métodos de depreciación
Además de la línea recta, hay un puñado de otros métodos (más complicados) de depreciación que también están aprobados por los GAAP. Por ejemplo, el método del doble saldo decreciente consiste en multiplicar el valor neto contable restante por un porcentaje determinado cada año. El porcentaje utilizado es igual al doble del que se utilizaría en el primer año de amortización lineal.
Ejemplo: Randy adquiere un equipo de 10.000 dólares que piensa amortizar en cinco años. Utilizando la línea recta, Randy estaría depreciando el 20% del valor (100% ÷ cinco años) en el primer año. Por lo tanto, con el método del doble saldo decreciente utilizará el 40% de depreciación cada año (2 x 20%). La depreciación para cada uno de los primeros cuatro años sería la siguiente
| Año | Valor neto en libros | Gastos de depreciación | |
| 1 | $10,000 | x40% = | $4,000 |
| 2 | $6,000 | x40% = | $2,400 |
| 3 | $3,600 | x40% = | $1,440 |
| 4 | $2.160 | x40% = | $864 |
Ejemplo (continuación): Como el equipo se deprecia en cinco años, Randy registraría 1.296 dólares (es decir, 2.160 – 864) de gasto por depreciación en el quinto año para reducir el valor neto contable del activo a cero.
Otro método de depreciación aceptado por los PCGA es el de las unidades de producción. Bajo el método de las unidades de producción, la tasa a la que se deprecia un activo no es una función del tiempo, sino una función de cuánto se utiliza el activo.
Ejemplo: Bruce tiene un negocio de fabricación de chaquetas de cuero. Gasta 50.000 dólares en un equipo que se espera que dure hasta la producción de 5.000 chaquetas. Utilizando el método de depreciación por unidades de producción, Bruce depreciaría el equipo en cada período en función del número de chaquetas producidas (a una tasa de depreciación de $10 por chaqueta).
Si, en un mes determinado, el negocio de Bruce utilizó el equipo para producir 150 chaquetas, se utilizaría el siguiente asiento para registrar la depreciación:
| Gastos de depreciación | 1.500 |
| Depreciación acumulada | 1.500 |
Compras de activos materiales
El concepto de materialidad juega un papel importante en la forma de contabilizar algunos activos. Por ejemplo, consideremos el caso de una papelera de 15 dólares. Dado que es casi seguro que una papelera va a durar más de un año, en teoría debería amortizarse a lo largo de su vida útil prevista.
Sin embargo, en términos de impacto en los estados financieros de la empresa, la diferencia entre amortizar la papelera y contabilizar todo el coste de inmediato es claramente insignificante. El beneficio de la exactitud contable adicional es muy superior a la molestia que supone hacer asientos de depreciación insignificantes año tras año. Por ello, los activos de esta naturaleza suelen contabilizarse inmediatamente después de la compra, en lugar de amortizarse a lo largo de varios años. Una compra de este tipo se registraría normalmente de la siguiente manera:
| Gastos administrativos de oficina | 15.00 |
| Efectivo (o cuentas por pagar) | 15,00 |
Resumen simple
- La depreciación lineal es el método de depreciación más simple. Utilizando el método lineal, el coste de un activo se deprecia a lo largo de su vida útil prevista, registrándose una cantidad igual de depreciación cada mes.
- La depreciación acumulada -una cuenta de contrapartida- se utiliza para llevar la cuenta de cuánta depreciación se ha registrado en un activo hasta el momento.
- El valor neto contable de un activo es igual a su coste original, menos la cantidad de depreciación acumulada que se ha registrado contra el activo.
- Si un activo se vende por más de su valor neto contable, se debe registrar una ganancia. Si se vende por menos de su valor neto contable, se registra una pérdida.
- Las compras de activos materiales tienden a cargarse inmediatamente en lugar de depreciarse.