Was ist der Unterschied zwischen einem ERP-System und einem EPM-System? Welche Geschäftsprobleme lösen sie? Warum braucht man beide? Wie arbeiten sie zusammen?
ERP – Optimiert für die Transaktionsverarbeitung
Beginnen wir mit ERP-Systemen. Obwohl der Name nach einem System klingt, das für die Planung optimiert ist, ist ein ERP-System in Wirklichkeit für die Back-Office-Transaktionsverarbeitung und die Unterstützung betrieblicher Prozesse konzipiert und optimiert. Hier sind einige der wichtigsten Prozesse, die von einem ERP-System unterstützt werden:
- Einkauf
- Kreditorenbuchhaltung
- Auftragsabwicklung und Fakturierung
- Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement
- Anlagenverwaltung
- Treasury und Cash Management
- Hauptbuchhaltung
Die meisten ERP-Systeme werden mit einem relationalen Datenbankmanagementsystem (RDBMS) aufgebaut und eingesetzt, das für die Verarbeitung großer Mengen von Transaktionen optimiert ist. Die Daten in einem ERP-System werden in der Regel im Hauptbuchmodul zusammengefasst.
Neben der operativen Berichterstattung über Transaktionsdaten unterstützen ERP-Systeme also auch einige grundlegende Finanz- und Managementberichte. Dazu gehören grundlegende Finanzberichte, wie die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung. Dazu gehören auch Managementberichte, wie z. B. Berichte über Ist- und Budgetabweichungen nach Kostenstellen und Abteilungen.
Die meisten ERP-Systeme unterstützen jedoch die folgenden EPM-Prozesse nur unzureichend:
- Konsolidierung und Berichterstattung von Finanzergebnissen aus mehreren ERP/GL-Systemen
- Iteratives Sammeln, Zusammenstellen und Verwalten von Finanz- und Betriebsbudgets
- Orchestrierung und Verwaltung eines rollierenden Prognoseprozesses
- Was-wäre-wenn-Modellierung verschiedener finanzieller oder betrieblicher Szenarien (M&As, Umstrukturierungen, neuer Produkt- oder Markteintritt, langfristige Planung, Cashflow-Prognose usw.)
- Multidimensionale Analyse von Finanz- und Betriebsergebnissen
Sie fragen sich vielleicht – wie können Unternehmen mit diesen Arten von Anforderungen umgehen, wenn ihre ERP-Systeme sie nicht bewältigen können? Die Antwort: Viele Unternehmen ergänzen ihre ERP-Systeme mit einer Reihe von Excel-Tabellen oder nutzen EPM-Anwendungen, um diese Anforderungen zu unterstützen.
EPM – Optimiert für Managementprozesse
EPM-Softwarelösungen ergänzen ERP-Systeme und ersetzen in der Regel Tabellenkalkulationen, die zur Unterstützung bestimmter Managementprozesse verwendet werden:
- Budgetierung, Planung und Prognosen
- Finanzkonsolidierung und Berichtswesen
- Management Reporting &Analytik
- Enterprise Modeling
Werfen wir einen Blick darauf, wie ein EPM-System einige dieser Prozesse handhabt – beginnend mit Budgetierung, Planung und Prognosen.
Das Planungsmodul in einem EPM-System ist für die Erfassung und Zusammenstellung von Budgets und Prognosedaten konzipiert und unterstützt Arbeitsabläufe und Prozesse, die dem iterativen Charakter des Prozesses Rechnung tragen. Vorlagen für die Eingabe von Budgetdaten können erstellt und auf die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen abgestimmt werden, aber die Linienmanager können in der Regel keine Geschäftsregeln und Berechnungen außer Kraft setzen, die von der Finanzabteilung definiert wurden.
Und wenn die Manager ihre Budgetdaten eingeben und die Eingabetaste drücken, werden die Ergebnisse direkt in eine zentrale Datenbank zur Zusammenstellung übertragen. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, den Budgetierungsprozess zu beschleunigen und gleichzeitig die Genauigkeit der Informationen zu verbessern. Das Budget kann mit den Ist-Ergebnissen des Vorjahres aus dem ERP-System „gefüttert“ werden, und wenn das Budget fertiggestellt ist, kann es bei Bedarf in das ERP-System geladen werden.
Wenn es um Finanzkonsolidierung und -berichterstattung geht, sind die Konsolidierungsmodule der meisten EPM-Systeme so konzipiert, dass sie Finanzergebnisse aus einzelnen oder mehreren Hauptbuchhaltungen und anderen Datenquellen sammeln und konsolidieren. Diese Systeme bieten integrierte Unterstützung für komplexe Vorgänge wie Währungsumrechnungen, konzerninterne Eliminierungen und die Berichterstattung nach verschiedenen Rechnungslegungsrichtlinien wie US GAAP oder IFRS. Darüber hinaus bieten EPM-Systeme flexible Reporting-Tools, mit denen Finanzanwender ohne IT-Unterstützung eine Vielzahl von Finanz- und Managementberichten erstellen und produzieren können. Auf diese Weise können Unternehmen den Periodenabschluss und das Berichtswesen automatisieren und beschleunigen und der Finanzabteilung mehr Zeit für Analysen zur Verfügung stellen.
Und wenn es um die Unterstützung von „Was-wäre-wenn“-Analysen geht, sind die Modellierungsmodule in den meisten EPM-Systemen so konzipiert, dass sie integrierte, mehrdimensionale Modelle unterstützen, die es Unternehmen ermöglichen, die finanziellen Auswirkungen operativer Entscheidungen zu verstehen, indem sie Daten aus anderen EPM-Modulen oder aus ERP- und anderen Transaktionssystemen abrufen.
EPM und ERP – besser zusammenarbeiten
Wenn Sie die Unterschiede zwischen ERP- und EPM-Systemen verstanden haben, stellt sich die Frage, welches System Sie zuerst einsetzen. Das erinnert mich an die Frage nach dem Huhn oder dem Ei – aber diese Frage ist einfacher zu beantworten. In den meisten Unternehmen steht das Buchhaltungs-/ERP-System an erster Stelle. Wenn Sie nicht vorhaben, Rechnungen zu bezahlen und die Bücher manuell zu führen, kann Ihr Unternehmen nicht ohne eine Art automatisiertes Buchhaltungssystem arbeiten, um die Gehaltsabrechnung durchzuführen, Rechnungen zu bearbeiten, Zahlungen zu leisten, Kunden Rechnungen zu stellen, das Inkasso zu verfolgen und regelmäßige Finanzberichte zu erstellen.
In der Anfangsphase können Tabellenkalkulationen ausreichen, um Budgets oder Prognosen zu erstellen und einige grundlegende Berichte und Analysen zu erstellen. Mit zunehmender Größe und Komplexität des Unternehmens wird die manuelle Erstellung von Budgets, Planungen, Prognosen und Berichten mit Hilfe von Excel und E-Mail jedoch immer mühsamer. Dann wird eine EPM-Lösung erforderlich.
Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang ist, dass EPM-Systeme häufig Excel als Front-End nutzen können und so konzipiert sind, dass sie Daten aus verschiedenen Quellen – ERP, GL, HR, Vertrieb, Marketing usw. – integrieren und sammeln. In einigen Fällen bietet der Anbieter sogar zertifizierte Konnektoren an, die eine direkte Integration mit bestimmten Systemen ermöglichen, was den Integrationsprozess beschleunigt und die Integrationskosten senkt.
Und das Schöne an den meisten EPM-Systemen ist, dass sie unabhängig von den zugrundeliegenden Transaktionssystemen sind, so dass Sie Ihr zugrundeliegendes ERP/GL-System aufrüsten oder ersetzen können, ohne dass Ihre Managementprozesse – d.h. Planung und Berichterstattung – während der Übergangsphase unterbrochen werden. Unternehmen, die ein Upgrade dieser Systeme planen und noch kein EPM-System einsetzen, sollten daher vor dem ERP-Upgrade ein EPM-System implementieren, um die Unterbrechungen zu reduzieren. In diesem Fall kommt also das Huhn vor dem Ei!
Kundenbeispiele
Planful hat mit über 600 Unternehmen zusammengearbeitet, um sie dabei zu unterstützen, Tabellenkalkulationen oder ältere Anwendungen, die für Planung, Konsolidierung, Reporting, Analyse und Modellierung verwendet werden, durch eine Cloud-basierte EPM-Lösung zu ersetzen, die nahtlos mit ihren ERP-Systemen zusammenarbeitet. Und unabhängig davon, ob das ERP-System vor Ort oder in der Cloud eingesetzt wird, kann Planful schnell implementiert werden – in der Regel in wenigen Wochen oder Monaten.
Diese Kunden sind in der Lage,:
- Die Planungs- und Prognosezyklen um bis zu 50 % verkürzen
- Die Tage bis zum Abschluss um bis zu 75 % verkürzen
- Die Finanz- und Managementberichterstattung um bis zu 80 % beschleunigen
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