Die Planer spezieller Veranstaltungen – insbesondere in der Welt der gemeinnützigen Organisationen – wissen, dass die Organisation einer Spendenlauf-Veranstaltung im Freien eine großartige Idee ist. Bei dieser Art von Veranstaltungen, wie auch bei anderen Fundraising-Ideen, muss die Planung für die Veranstaltung im nächsten Jahr unmittelbar nach Abschluss der diesjährigen Spendenaktion beginnen. Es ist wichtig, eine Nachbesprechung der Veranstaltung durchzuführen und zu besprechen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte, solange die Veranstaltung noch in den Köpfen des Teams ist. Durch die Diskussion der Erfolge und Verbesserungen wird sichergestellt, dass diese Merkmale in die Veranstaltung des nächsten Jahres aufgenommen oder verbessert werden können. Eine solche proaktive Planung ist auch für die Sponsoren von Vorteil. Und natürlich hoffen alle erfolgreichen Gemeindewanderungen darauf, von Jahr zu Jahr zu wachsen und zu expandieren.
Es ist wichtig, sich auf das Hauptziel solcher Veranstaltungen zu konzentrieren: das Sammeln von Spenden. Für Veranstaltungsplaner, die schon einmal einen Gemeindewalk durchgeführt haben, ist die Zeit nach dem Walk eine der wichtigsten für die Planung. Um mehr über die vielen Aspekte der Planung und Durchführung eines Spendenlaufs zu erfahren, werfen wir einen Blick hinter die Kulissen der Muttertagsveranstaltung, die von der Y-ME Breast Cancer Organization in Chicago ausgerichtet wurde.
Der Y-ME Mother’s Day Breast Cancer Fundraiser Walk
Y-ME wurde 1979 von zwei Brustkrebsüberlebenden gegründet. Die gemeinnützige Organisation wurde vor allem durch ihr mehrsprachiges Programm National Breast Cancer Hotline für Brustkrebspatientinnen bekannt. Das Programm erlangte Berühmtheit als die einzige gebührenfreie 24-Stunden-Hotline des Landes, die ausschließlich von Brustkrebsüberlebenden besetzt ist, die als Peer-Beraterinnen ausgebildet sind. Die Organisation organisierte aber auch einen jährlichen Spendenlauf am Muttertag, mit dem sie ihre Programme und Dienstleistungen unterstützte. Im Jahr 2007 sammelte Y-ME mit fast 43.000 Teilnehmern aus 12 Städten mehr als 7 Millionen Dollar. Im Jahr 2008 nahmen 15 Städte teil. Leider schloss Y-ME 2012 seine Pforten, aber das Vermächtnis seiner jährlichen Spendenaktion bleibt eine großartige Fallstudie für gemeinnützige Veranstaltungsplaner.
Ein Großteil des Spendenerfolgs von Y-ME lässt sich auf einen organisierten Ansatz bei der Planung zurückführen, bei dem die wichtigsten Ziele im Vordergrund stehen. Liz Klug, die frühere Direktorin für Sonderveranstaltungen der Organisation, sagte nach dem Rekordjahr 2007 Folgendes: „Wir haben einen Plan für verschiedene Zeitpunkte im Planungsprozess. Wir werden also Maßnahmen ergreifen, um diese kritischsten Zeitpunkte zu fördern, um sicherzustellen, dass wir erfolgreich sind. In einer Stadt, in der wir zum ersten Mal eine Veranstaltung ausrichten, müssen wir uns zum Beispiel darauf konzentrieren, dass wir einen großartigen Veranstaltungsort haben, an dem die Leute gerne wiederkommen. Später können wir uns dann darauf konzentrieren, in welchen Cafés wir Broschüren auslegen. Werfen wir einen Blick darauf, wie Klug und das Y-ME-Veranstaltungsplanungsteam eine so erfolgreiche Veranstaltung organisiert haben.
Analyse der Zahlen
Die Ausrichtung eines Gemeindewalks oder einer ähnlichen Veranstaltung erfordert die Zusammenführung verschiedener Ziele, aber letztlich geht es der Vereinigung oder Wohltätigkeitsorganisation, die die Veranstaltung ausrichtet, darum, Geld für ihren Zweck zu sammeln. Der erste Schritt bei der Planung der nächsten Veranstaltung erfolgt daher nach dem Ende der aktuellen Veranstaltung, und der größte Teil dieser Arbeit dreht sich um die „Zahlen“.
„Wir haben uns die Zahlen nach Abschluss der Veranstaltung genau angesehen“, erklärt Klug, „Wir haben verglichen, wie wir dieses Jahr im Vergleich zum Vorjahr abgeschnitten haben. Wir haben uns das Erlebnis der Teilnehmer angeschaut. Wir haben unsere Sponsoring-Kategorien bewertet. Wir haben auf alle unmittelbaren E-Mails zu den Veranstaltungen geantwortet“. Die Veranstaltungsplaner werden auch sofort Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass alle, die an der diesjährigen Veranstaltung beteiligt waren, auch im nächsten Jahr wieder dabei sind.
Klug ging auch ins Detail. In ihren Auswertungen betrachtete sie alles, von der Anzahl der Freiwilligen, die teilnahmen, bis hin zur Menge der verteilten T-Shirts. Sie fragte dann, ob sie für das nächste Jahr mehr oder weniger benötigte.
Zeitplan für die Planung
Für diejenigen, die einen Spendenlauf organisieren, ist es wichtig zu wissen, welche Schritte zu verschiedenen Zeitpunkten durchgeführt werden sollten. Die meisten gemeinnützigen Organisationen können sich nicht den Luxus leisten, viele Mitarbeiter und ehrenamtliche Komiteemitglieder zu beschäftigen, um den Erfolg der Veranstaltung zu sichern. Aber die Planer wissen, dass sie eng mit dem Bürgermeisteramt und dem Bauamt einer Stadt zusammenarbeiten müssen, um die Veranstaltung in den öffentlichen Kalender zu bringen.
Klug schlägt vor, dass man sich nach der Analyse der Zahlen des letzten Jahres zunächst auf die Anwerbung von Unternehmen konzentrieren sollte. Wenn es sich bei der Veranstaltung nicht um ein neues Programm handelt, ist es wichtig, die Unterstützung der Unternehmen für die Veranstaltung im nächsten Jahr sofort nach Abschluss der diesjährigen Veranstaltung zu gewinnen. „Wir haben uns auf die Erneuerung der Sponsorenverträge konzentriert, als wir den Abschlussbericht der Veranstaltung vorlegten“, sagt Klug. Sie bietet auch die folgenden Highlights für Planer, die daran interessiert sind, einen Gemeindewalk als Fundraising-Veranstaltung zu organisieren:
- Unternehmenssponsoren identifizieren
- Programme für Walking-Teams entwickeln
- Veranstaltungsaktivitäten festlegen
- Anwerbung von Walkern beginnen
- Logistik der Veranstaltung abschließen
- Veranstaltung durchführen
- Dankeschön-Veranstaltung durchführen
- Auswertung und Beginn der Folgeveranstaltung
J-ME beauftragte auch ein externes Logistikunternehmen, um viele seiner logistischen Anforderungen zu erfüllen. Eine der hilfreichsten Maßnahmen war jedoch die Einführung eines Online-Registrierungssystems.
Erfolg des Online-Registrierungssystems
Y-ME lernte schnell, wie wichtig es ist, das Internet für die Online-Registrierung zu nutzen, und hat sich seither stark für den Einsatz dieser Technologie für die Online-Registrierung und das Fundraising eingesetzt.
Sie investierten in ein Online-Constituent-Relationship-Management-System, das als Website für das Rennen 2003 diente. Diese Art von System dient als persönliche Website für Freiwillige, um personalisierte Spendenaufrufe und andere Engagements zu machen. Es erfasst Informationen in einer einzigen Datenbank und dient als Instrument für die Leiter von Laufteams, um ihre Mitglieder zu ermutigen.
Die Zahl der Online-Teilnehmer stieg von 4.000 auf 11.594. Die Online-Spenden stiegen von 5.000 auf 19.650. Das Y-ME-Team war der Meinung, dass es zum Erreichen des Ziels von 2,35 Millionen Dollar beigetragen hat, und als Bonus reduzierte die Technologie die Verwaltungskosten um etwa 20.000 Dollar.
Ein solches System kann auch als wichtiges Kommunikationsinstrument dienen, das es einer Organisation ermöglicht, die Teilnehmer über den eigentlichen Renntag hinaus weiter zu betreuen und einzubinden.
Zeitplan für den Renntag
Gemeindewanderungen werden am häufigsten am Morgen geplant. Je nach Komplexität der Beschilderung und des Ortes beginnen die Vorbereitungen für die Veranstaltung in der Regel bereits eine Woche vor der Veranstaltung, wobei die meisten Aktivitäten ein paar Tage vor dem Lauf stattfinden.
Wenn Y-ME ihre jährliche Spendenaktion plante, versuchte das Team in der Regel, das Gebiet, in dem der Lauf stattfand, so einzugrenzen, dass nicht viel Zeit für die Durchführung bestimmter Aufgaben, wie z. B. die Sperrung von Straßen, benötigt wurde. Ihr Lauf war im Allgemeinen nicht wettbewerbsorientiert, so dass es auch hilfreich war, dass sie nicht die Anforderungen berücksichtigen mussten, die für ein wettbewerbsorientiertes Rennumfeld erforderlich waren.
Der Zeitplan für den Renntag selbst sah in der Regel wie folgt aus:
- Ankunft des Veranstaltungsplanungsteams (2.5 Stunden vor dem Lauf)
- Einchecken der Freiwilligen (2 Stunden vor dem Lauf)
- Einchecken und Aufbau der Sponsoren (2 Stunden vor dem Lauf)
- Beginn der Registrierung (1.5 Stunden vor dem Lauf)
- Einrichtung der Startlinie (30 Minuten vor dem Lauf)
- Eröffnungszeremonie (10 Minuten vor dem Lauf)
- Beginn des Laufs
- Beginn der Unterhaltung auf der Hauptbühne (1 Stunde nach Beginn des Laufs)
- Offizielle Bemerkungen auf der Hauptbühne (nach Ende des Laufs; bei der 1.5-Stunden-Marke)
- Programm endet offiziell (3 Stunden nach Beginn des Spaziergangs)
- Abbau der Veranstaltung beginnt (nach dem offiziellen Ende der Veranstaltung)
Tipps für die Planung eines Gemeinschaftsspaziergangs oder -laufs
Für Organisationen, die zum ersten Mal einen Gemeinschaftsspaziergang oder -lauf veranstalten möchten, bietet Klug einige Vorschläge, die zu einer erfolgreichen Veranstaltung beitragen werden.
- Beginnen Sie mit guten Kontakten zu Freiwilligen, Sponsoren oder einem großen Team. Definieren Sie messbare Ergebnisse.
- Bewerten Sie Veranstaltungen von Mitbewerbern in Ihrer Stadt/Ihrem Ort, um deren bewährte Praktiken und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
- Arbeiten Sie mit dem Büro des Bürgermeisters und den Parkbezirken zusammen, um die erforderlichen Genehmigungen und Ihre Veranstaltungslogistik zu besprechen: Zeit, Ort, Anzahl der Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass Sie auf diese Treffen vorbereitet sind.
- Kennen Sie Ihr Budget und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Betriebskosten für eine neue Veranstaltung auf 25-30% beschränken. Manche Wohltätigkeitsorganisationen streben 15-20 % der Gesamtkosten an.
- Sichern Sie sich Sponsoren, die 100 % der Betriebskosten Ihrer Veranstaltung übernehmen.