Das virtuelle Organigramm verstehen
Veränderungen sind spannend. Veränderungen können beängstigend sein. Seien wir ehrlich, Veränderungen bedeuten eine Menge Arbeit. Wenn Organisationen weiter wachsen und neue Mitarbeiter hinzukommen, verändert sich die Organisationslandschaft ständig. Wir alle haben das schon erlebt. Eine Person verlässt das Unternehmen, eine neue Stelle kommt hinzu, oder jemand wird befördert, so dass Sie eine neue Organisationsstruktur vorfinden. Wir alle versuchen herauszufinden, wie hoch die Kosten für die Einstellung waren oder aus welcher Kostenstelle sie stammen.
Wenn es zu Veränderungen kommt, bedeutet das für viele Unternehmen, dass sie ihre interne Struktur umorganisieren oder ganz von vorne anfangen müssen. Viele Unternehmen verwalten die Kosten und die Teamzusammensetzung ihrer Organisation über komplexe Tabellen und Dokumente, die nur wenige Mitarbeiter auf einen Blick verstehen können. Wie der Bericht „State of Workforce Management 2018“ zeigt, verzeichnen 42 % der Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen eine Fluktuation von über 20 %, was zu ständigen Änderungen der Organisationsstruktur führt. Um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, müssen Organisationen einen einfacheren Weg finden.
Die Struktur einer Organisation sollte transparent sein, d. h. alle Mitarbeiter innerhalb einer Belegschaft sollten sehen und verstehen können, wie ihre Organisation aufgebaut ist. Dies hilft den Mitarbeitern, die interne Befehlskette zu verstehen, und den Managern, alle Mitarbeiter innerhalb ihres Teams zu sehen und bei Bedarf administrative Maßnahmen zu ergreifen. Wenn Mitarbeiter eine Organisation verlassen, eine freie Stelle besetzt wird oder ein Mitarbeiter eine neue Position einnimmt, sollte die Struktur der Organisation automatisch aktualisiert werden, ohne dass ein manueller Aufwand oder Eingriff erforderlich ist. Zum Glück gibt es für Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen jetzt ein Tool, das die Transparenz und Automatisierung der Organisationsstruktur fördert und speziell auf die Bedürfnisse und Herausforderungen dieser Organisationen zugeschnitten ist. Dieses Tool ist als virtuelles Organigramm bekannt.
Was ist ein virtuelles Organigramm?
Ein virtuelles Organigramm ist eine visuelle Darstellung der internen Hierarchie einer Organisation und zeigt die Belegschaft nach Abteilungen auf. Virtuelle Organigramme helfen bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen und sorgen dafür, dass keine Aufgaben, Projekte oder Daten verloren gehen. Dies ist besonders hilfreich in Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern, wo die manuelle Verfolgung der sich ändernden Organisation ein Vollzeitjob sein kann. Die Personalabteilung spart dadurch nicht nur Zeit, sondern kann sich auf Aufgaben konzentrieren, die mehr zum Unternehmenserfolg beitragen, wie z. B. die Anwerbung und Bindung von Spitzenkräften.
Das virtuelle Organigramm ermöglicht es Führungskräften, ihre Organisation so einzurichten, wie sie es wünschen, und festzulegen, wie viele Stellen es in jeder Abteilung geben wird. Führungskräfte können sogar noch einen Schritt weiter gehen und jeder Position bestimmte Attribute wie Gehaltsbereich, Kostenstelle, Finanzierungsquelle und Standort zuordnen. Dieser Ansatz erhöht nicht nur die interne Transparenz des Unternehmens, sondern hilft den Führungskräften auch, die mit jeder Stelle verbundenen Kosten besser zu verfolgen. Dadurch wird das Risiko der Einstellung nicht budgetierter Mitarbeiter erheblich verringert.
Wo finden Sie ein virtuelles Organigramm?
Viele der großen Anbieter im Bereich der HR-Software bieten kein virtuelles Organigramm an. Das liegt wahrscheinlich daran, dass ihre Software generisch ist und unabhängig von der Größe des Unternehmens für den Masseneinsatz gedacht ist. Hochentwickelte, spezialisierte Anbieter wie DATIS, die sich auf bestimmte Branchen konzentrieren, bieten jedoch ein vollständig interaktives und umsetzbares virtuelles Organigramm ohne zusätzliche Kosten an. Führungskräfte, die sich derzeit im Auswahlprozess für einen Anbieter befinden und Wert auf mehr interne Transparenz und Automatisierung legen, sollten sich bei Software-Demonstrationen nach einem virtuellen Organigramm erkundigen.
Moderne virtuelle Organigramme sind webbasiert und können von überall und jederzeit abgerufen werden, normalerweise über ein Online-Portal. Viele Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen haben Mitarbeiter, die von unterwegs oder aus der Ferne arbeiten. Diesen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Organisationsstruktur einzusehen, kann das Engagement der Mitarbeiter erhöhen und hält sie auf dem Laufenden. Während alle Mitarbeiter einer Organisation Zugriff auf das virtuelle Organigramm haben, verfügen Manager, Verwaltungsangestellte und Führungskräfte über spezielle Berechtigungen, die ihnen detailliertere Beschreibungen der verschiedenen Positionen ermöglichen, aus denen sich ihre Organisation zusammensetzt.
Was können Sie jetzt tun?
Da 98 % der Organisationen des Gesundheits- und Sozialwesens vorhersagen, dass sie 2018 in mehr digitale Tools und Lösungen investieren werden, haben Sie sich wahrscheinlich bereits über einige Anbieter informiert oder sogar Demos geplant. Nehmen Sie sich heute einen Moment Zeit, um Ihre Prozesse zu überprüfen. Wahrscheinlich sind Sie im letzten Jahr auf verschiedene Technologien umgestiegen, aber haben Sie die manuelle Eingabe von Informationen in Tabellenkalkulationen und papierbasierte Lösungen vollständig abgeschafft? Denken Sie einmal darüber nach, wie viel Zeit Sie für die Aktualisierung der Organisationsstruktur aufwenden müssen, wenn sich diese ändert, und welche Vorteile Sie durch die Automatisierung dieses Prozesses erzielen können. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Belegschaft mit wenigen Mausklicks strukturieren und Arbeitsabläufe automatisch an den entsprechenden Mitarbeiter weiterleiten, wenn die Befehlskette unterbrochen wird.
Für weitere Informationen zum virtuellen Organigramm laden Sie das DATIS Organigramm-Datenblatt herunter.
Dieser DATIS Blog wurde von Rob Bennett, DATIS, am 22. Februar 2018 geschrieben und darf nicht ohne Erlaubnis weiterveröffentlicht werden.