Obecně můžete zaměstnance požádat o potvrzení od lékaře, když si bere volno z důvodu nemoci. Kromě zásad vaší společnosti týkajících se nemocenské dovolené existují tři federální zákony, které upravují potvrzení od lékaře a nepřítomnost v práci: zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (Health Insurance Portability and Accountability Act Privacy Rule – HIPAA); zákon o Američanech se zdravotním postižením (Americans with Disabilities Act – ADA) a federální zákon o zdravotní dovolené (Federal Medical Leave Act – FMLA). Je důležité vědět, co je podle jednotlivých zákonů přípustné.
HIPPA
Podle pravidla o ochraně osobních údajů HIPAA může zaměstnavatel požadovat od zaměstnanců potvrzení od lékaře a další informace o zdravotním stavu, pokud jsou tyto informace potřebné k určení nemocenské dovolené, odškodnění pracovníků, wellness programů nebo zdravotního pojištění.
Pokud však o informace požádáte přímo poskytovatele zdravotní péče vašeho zaměstnance, nemůže vám tyto informace poskytnout bez jeho souhlasu – pokud mu to neukládá jiný zákon.
ADA
Podle Komise pro rovné příležitosti v zaměstnání (Equal Employment Opportunity Commission) – která prosazuje ADA – mohou mít zaměstnavatelé zásady, které vyžadují, aby všichni zaměstnanci poskytli potvrzení od lékaře, aby doložili zdravotní postižení, požádali o přiměřené úpravy nebo prokázali potřebu dovolené.
V roce 2017 federální soud potvrdil případ související s ADA, kdy byl zaměstnanec propuštěn kvůli tomu, že odmítl poskytnout potvrzení od lékaře. V případu Gogos v. AMS Mechanical System Inc. zaměstnanec (Gogos) žaloval společnost AMS Mechanical System Inc. a tvrdil, že byl propuštěn z důvodu zdravotního postižení – což by v případě, že by to byla pravda, bylo v rozporu s ADA. Soud potvrdil, že existují „nezpochybnitelné“ důkazy o tom, že zaměstnanec byl propuštěn za odmítnutí toho, co soud vnímal jako rozumnou a zákonnou žádost o potvrzení od lékaře.
FMLA
Zákon FMLA umožňuje zaměstnavatelům požadovat potvrzení od lékaře nebo lékařské potvrzení, když zaměstnanec poprvé žádá o dovolenou podle zákona FMLA. Pokud je zaměstnanec na delší dovolené, může být potvrzení od lékaře požadováno každých 30 dní.
U zaměstnance na přerušované dovolené FMLA nelze potvrzení od lékaře vyžadovat při každém zameškání práce. Mělo by stačit původní potvrzení od lékaře, které zaměstnanec předložil a v němž uvedl potřebu přerušované dovolené FMLA. Zaměstnavatel se však může zeptat, zda nepřítomnost přímo souvisí s důvodem pro přerušovanou dovolenou FMLA.
Pravidla pro nemocenskou dovolenou
Poznámky od lékaře můžete učinit součástí firemních pravidel pro nemocenskou dovolenou, pokud budete tento postup důsledně uplatňovat na všechny zaměstnance. Abyste se vyhnuli porušení ADA, můžete zvážit pouze ověření, že zaměstnanec byl navštíven poskytovatelem zdravotní péče, a potvrzení případných omezení souvisejících s prací. Nežádejte diagnózu nemoci zaměstnance, pokud to zákon nepovoluje.
Zkontrolujte si státní a místní zákony o placeném zdravotním volnu, které vám mohou zakazovat vyžadovat potvrzení od lékaře, pokud váš zaměstnanec nebyl nepřítomen po určitou dobu.
Vědět, kdy požadovat potvrzení od lékaře od nemocného zaměstnance, může být složité. Před stanovením pravidel pro nemocenskou ve vaší společnosti a před ověřením souladu s federálními zákony vyhledejte právního poradce.