Jaký je tedy rozdíl mezi systémem ERP a systémem EPM? Jaké obchodní problémy řeší? Proč potřebujete oba systémy? Jak spolupracují?
ERP – optimalizovaný pro zpracování transakcí
Začněme systémy ERP. Ačkoli název zní jako systém optimalizovaný pro plánování, ve skutečnosti je systém ERP navržen a optimalizován pro zpracování transakcí v back-office a podporu provozních procesů. Zde jsou některé z klíčových procesů podporovaných systémem ERP:
- Nákup
- Závazky
- Zpracování objednávek a fakturace
- Řízení pohledávek a inkasa
- Řízení dlouhodobého majetku
- .
- Pokladna a správa hotovosti
- Účetnictví hlavní knihy
Většina systémů ERP je vytvořena a nasazena pomocí relačního systému správy databází (RDBMS), který je optimalizován pro zpracování velkých objemů transakcí. Data v systému ERP jsou obvykle shrnuta v modulu hlavní knihy
Kromě zpracování provozního výkaznictví transakčních dat tedy systémy ERP podporují také některé základní finanční a manažerské výkazy. Patří sem základní finanční výkazy, jako je rozvaha, výkaz zisku a ztráty a výkaz peněžních toků. Zahrnuje také manažerské výkazy, jako jsou výkazy o rozdílech mezi skutečností a rozpočtem podle nákladových středisek a oddělení.
Většina systémů ERP však nedostatečně podporuje následující procesy EPM:
- Konsolidace a vykazování finančních výsledků z více systémů ERP/GL
- Iterativní shromažďování, sestavování a řízení finančních a provozních rozpočtů
- Zajišťování a řízení klouzavého procesu prognózování
- What-if modelování různých finančních nebo provozních scénářů (M&A, reorganizace, vstup nového produktu nebo na trh, dlouhodobé plánování, prognóza peněžních toků atd.)
- Vícerozměrná analýza finančních a provozních výsledků
Možná se tedy ptáte – jak si organizace poradí s těmito typy požadavků, když je jejich systémy ERP nezvládají? Odpověď: Mnoho organizací rozšiřuje své systémy ERP o řadu tabulek v Excelu nebo používá aplikace EPM, které tyto požadavky podporují.
EPM – optimalizovaný pro procesy řízení
Softwarová řešení EPM doplňují systémy ERP a obvykle nahrazují tabulky používané pro podporu konkrétních procesů řízení:
- Rozpočtování, plánování a prognózování
- Finanční konsolidace a výkaznictví
- Manažerské výkaznictví &analytika
- Enterprise modeling
Podívejme se, jak systém EPM zvládá některé z těchto procesů – počínaje rozpočtováním, plánováním a prognózováním.
Modul plánování v rámci systému EPM je navržen tak, aby zvládal shromažďování a sestavování rozpočtů a údajů o prognózách s podporou pracovních postupů a procesů, které uznávají iterativní povahu tohoto procesu. Šablony pro zadávání rozpočtových dat lze vytvářet a ladit podle potřeb různých oddělení, ale linioví manažeři obvykle nemohou měnit obchodní pravidla a výpočty, které byly definovány finančním oddělením.
A když manažeři zadají svá rozpočtová data a stisknou tlačítko enter, výsledky jdou přímo do centralizované databáze k sestavení. Tyto možnosti umožňují organizacím urychlit proces sestavování rozpočtu a zároveň zvýšit přesnost informací. Do rozpočtu lze „nasadit“ skutečné výsledky z předchozího roku ze systému ERP, a když je rozpočet dokončen, lze jej v případě potřeby načíst do systému ERP.
Pokud jde o finanční konsolidaci a výkaznictví, konsolidační moduly většiny systémů EPM jsou navrženy tak, aby shromažďovaly a konsolidovaly finanční výsledky z jednoho nebo více GL a dalších zdrojů dat. Tyto systémy poskytují vestavěnou podporu pro složitosti, jako je převod měn, eliminace mezi společnostmi a vykazování podle více účetních směrnic, například US GAAP nebo IFRS. Systémy EPM navíc poskytují flexibilní nástroje pro reporting, které umožňují uživatelům z oblasti financí snadno vytvářet a produkovat širokou škálu finančních a manažerských reportů, a to bez podpory IT. To umožňuje organizacím automatizovat a urychlit proces uzávěrky a vykazování ke konci období a uvolnit více času pro analýzu v oblasti financí.
A pokud jde o podporu analýzy „co kdyby“, jsou modelovací moduly ve většině systémů EPM navrženy tak, aby podporovaly integrované, vícerozměrné modely, které organizacím umožňují pochopit finanční dopad provozních rozhodnutí, a to na základě dat z jiných modulů EPM nebo z ERP a dalších transakčních systémů.
EPM a ERP – lepší spolupráce
Po pochopení rozdílů mezi systémy ERP a EPM může vyvstat otázka, který z nich nasadit jako první? Připomíná to otázku „slepice, nebo vejce“ – na tuto otázku je však snazší odpovědět. Ve většině organizací je na prvním místě účetní systém/ERP. Pokud neplánujete platit účty a vést účetnictví ručně, nemůže vaše společnost fungovat bez nějakého typu automatizovaného účetního systému, který by vedl mzdy, zpracovával faktury, prováděl platby, účtoval klientům, sledoval inkaso a vytvářel pravidelné finanční výkazy.
V počátečních fázích mohou jako prostředek pro tvorbu rozpočtů nebo prognóz a základní výkaznictví a analýzy stačit tabulky. S rostoucí velikostí a složitostí firem se však manuální přístup k tvorbě rozpočtů, plánování, prognóz a výkaznictví pomocí aplikace Excel a e-mailu stává těžkopádným. Vznikne potřeba řešení EPM.
Dobrou zprávou je, že systémy EPM mohou často využívat Excel jako front-end a jsou navrženy tak, aby se integrovaly a shromažďovaly data z různých zdrojů – ERP, GL, HR, prodeje, marketingu atd. V některých případech může dodavatel dokonce poskytovat certifikované konektory, které zajišťují přímou integraci s konkrétními systémy, což urychluje proces integrace a snižuje náklady na integraci.
A příjemné na většině systémů EPM je, že vzhledem k tomu, že jsou agnostické vůči základním transakčním systémům, můžete během přechodného období upgradovat nebo vyměnit základní systém ERP/GL, aniž byste narušili své řídicí procesy – tj. plánování a výkaznictví. Organizace, které chtějí tyto systémy upgradovat a nemají ještě zavedený systém EPM, tedy mohou chtít implementovat systém EPM ještě před provedením upgradu ERP, aby omezily narušení. V tomto případě tedy skutečně platí, že slepice předchází vejce!
Příklady zákazníků
Planful spolupracoval s více než 600 společnostmi, kterým pomohl nahradit tabulky nebo starší aplikace používané pro plánování, konsolidaci, reporting, analýzu a modelování – cloudovým řešením EPM, které hladce spolupracuje s jejich systémy ERP. A ať už je systém ERP nasazen lokálně nebo v cloudu, řešení Planful lze nasadit rychle – obvykle v řádu týdnů nebo měsíců.
Tito zákazníci mohou:
- Zkrátit cykly plánování a prognózování až o 50 %
- Zkrátit dny do uzávěrky až o 75 %
- Zrychlit finanční a manažerské výkaznictví až o 80 %
- Poskytovat informace, které snižují náklady a zlepšují zaměření podniku
- Dělat vše výše uvedené při nižších celkových nákladech na vlastnictví než lokální a jiní dodavatelé cloudových řešení
Zjistit více, stáhněte si zdarma naši bílou knihu s názvem „Nejlepší postupy:
Běžný postup pro ERP a řízení výkonnosti podniku: .