V dnešní rychlé digitální době je téměř nezbytné, abychom pracovali efektivněji a zároveň využívali technologie k řešení složitých problémů. A žádný počítačový program to nedokáže lépe než Microsoft Excel.
Poprvé byl uveden v polovině 80. let minulého století a mnozí odborníci na podnikání považují Excel za jeden z nejlepších softwarů, které kdy byly vyvinuty – v roce 2013 jej časopis PCMag označil za „první a jedinou volbu pro manipulaci s číselnými údaji“. Vzhledem k tomu, že obrovské části moderní digitální ekonomiky jsou nyní závislé na tomto programu, je zvládnutí jeho složitostí spolehlivým způsobem, jak zvýšit produktivitu, zvýšit efektivitu a zapůsobit na spolupracovníky a zaměstnance.
Vzhledem k jeho významnému postavení ve světě softwaru existuje nespočet způsobů, jak si vylepšit práci s programem Microsoft Excel, z nichž některé jsou zabudovány přímo v rozhraní programu a některé jsou k dispozici jako doplňky a moduly plug-in. A protože nikdo nikdy neřekl, že Excel je jednoduchý, shromáždili jsme naše oblíbené strategie pro zvýšení výkonu.
- 1.) Pohybujte se v Excelu jako profesionál.
- 2). Podobné formátování můžete použít na více listů současně.
- 3). Vložení dat aplikace Excel do aplikace Microsoft Word nebo PowerPoint.
- 4). Jednoduše vyberte sloupce a řádky.
- 5). Snadné vkládání řádků a sloupců.
- 6.) Změňte sloupce na řádky (nebo naopak).
- 7.) Používejte jednoduché výpočty, abyste ušetřili čas a energii.
- 8). Přidání souhrnného řádku do tabulky.
- 9). Použijte funkci AutoFill.
- 10). Skrytí dat v chráněných pracovních listech.
1.) Pohybujte se v Excelu jako profesionál.
Jistě, myš a trackpad jsou standardním vybavením většiny moderních pracovních stolů. Pokud však chcete používání aplikace Microsoft Excel opravdu vylepšit, naučte se klávesové zkratky. Například podržením klávesy Ctrl a současným klepnutím na šipku nahoru, dolů, doleva nebo doprava vyberete každou buňku až na konec listu. Listujte v listech podržením klávesy Ctrl při stisknutí klávesy Page Down nebo Page Up. Současným stisknutím kláves Ctrl + Shift + $ proměníte řadu čísel na měnu doplněnou o znak dolaru a dvě desetinná místa. Číslo můžete také změnit na datum (den, měsíc a rok) stisknutím kláves Ctrl + Shift + #.
2). Podobné formátování můžete použít na více listů současně.
Tento kritický úkol je díky funkci seskupených listů aplikace Excel hračkou. Klepněte na karty listů, které chcete seskupit, a současně stiskněte klávesu Ctrl a všechny listy zbělají; zatímco jsou listy seskupeny, veškeré formátování zadané na jednom listu se zobrazí i na ostatních. Po naformátování seskupených listů nezapomeňte před zadáním nebo odstraněním dat kliknout na karty s ouškem a zrušit jejich seskupení.
3). Vložení dat aplikace Excel do aplikace Microsoft Word nebo PowerPoint.
Pokud jste to již někdy zkoušeli, možná se zasmějete. Přenos dat z tabulkového procesoru do textového dokumentu je však možný. Jen si dejte pozor, abyste kliknutím na schránku, která se zobrazí po vložení, rozhodli, zda chcete zachovat původní formátování Excelu, nebo zda se vložená data mají shodovat s formátem stávajícího dokumentu Wordu nebo PowerPointu.
4). Jednoduše vyberte sloupce a řádky.
Pokud jsou vaše data v tabulce a potřebujete se v novém vzorci odkázat na celý sloupec, klikněte na název sloupce. (Profesionální tip: než kliknete na název sloupce, ujistěte se, že kurzor vypadá jako šipka dolů). Mezi další praktické zkratky pro výběr patří Shift + mezerník, která vybere celý řádek, a Ctrl + mezerník, která vybere celý sloupec.
5). Snadné vkládání řádků a sloupců.
Dobrá tabulka Excelu je vždy připravena k růstu. Rychlé přidání řádků a sloupců lze provést různými způsoby: klepnutím na tlačítko Vložit > řádkynebo sloupce; klepnutím pravým tlačítkem myši na řádky nebo sloupce a výběrem možnosti Vložit; nebo stisknutím kláves Ctrl a + nebo Ctrl + Shift a +
6.) Změňte sloupce na řádky (nebo naopak).
Pokud máte data uspořádaná do sloupců, která je třeba převést na řádky (nebo naopak), nezoufejte. Zkopírujte původní blok buněk, pak klikněte pravým tlačítkem myši na cílovou buňku a vyberte možnost Vložit speciální,pak Transponovat.
7.) Používejte jednoduché výpočty, abyste ušetřili čas a energii.
Vzorce Excelu mohou být legendární svou složitostí, ale jednoduché výpočty vám často mohou přinést nejrychlejší zvýšení produktivity. Pro sčítání použijte klávesu +, pro odčítání klávesu -, pro násobení klávesu * a pro dělení klávesu /
8). Přidání souhrnného řádku do tabulky.
Souhrnný řádek můžete do tabulky přidat na pásu karet Návrh (v systému Windows) nebo na pásu karet Tabulka (v systému Mac) zaškrtnutím políčka Celkový řádek. Můžete si pak vybrat z různých souhrnných statistik: nejen celkový součet, ale i celkový počet, průměr, směrodatnou odchylku a další. Umístění informace do celkového nebo souhrnného řádku znamená, že je připojena k tabulce, ale zůstane v dolním řádku bez ohledu na to, jak se pak případně rozhodnete data v tabulce seřadit. To může sloužit jako velká úspora času, pokud hodně zkoumáte data.
9). Použijte funkci AutoFill.
Tato funkce se skvěle hodí pro opakující se úlohy: vyplňování dat, časů nebo jiných hodnot, které následují po sobě. Začněte s prvním údajem a poté přesuňte kurzor na pravou dolní část poslední buňky, čímž vyvoláte rukojeť pro vyplnění. Jakmile se změní na znaménko plus (+), klikněte a vyberte všechny buňky, které potřebujete vyplnit zvoleným vzorem. Můžete jít i nahoru po sloupci nebo doleva a doprava po řádku.
10). Skrytí dat v chráněných pracovních listech.
Pokud chcete některá data sdílet s ostatními uživateli, ale ne všechna, zvažte jejich skrytí. Snadno to provedete tak, že kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete funkci Skrýt. Ještě bezpečnější však může být použití funkce Formátovat buňky klepnutím na tlačítko Domů > Písmo > Otevřít formát buněk > Karta Číslo > Vlastní > Typ. Tímto způsobem mohou vaše data zůstat skutečně v bezpečí.
Ať už jste zkušený profesionál v Excelu a hledáte nové triky pro jeho používání, nebo jste nový uživatel, který se v něm snaží vyznat, tyto tipy by měly posílit vaše zkušenosti s programem. Chcete se dozvědět více o kancelářském balíku Microsoft Office? Zajímá vás, zda je vaše kancelář připravena na upgrade, díky kterému bude váš technologický život produktivnější a efektivnější? Kontaktujte společnost CMIT Solutions ještě dnes. Jsme tu proto, aby hardware a software pracoval pro vaši firmu, nikoli proti ní.