Plánovači speciálních akcí – zejména ti z neziskového světa – vědí, že uspořádat venkovní fundraisingovou akci je skvělý nápad. Tyto typy akcí, stejně jako jiné nápady na komunitní fundraising, vyžadují, aby plánování akce na příští rok začalo ihned po skončení letošní fundraisingové akce. Je důležité provést zhodnocení akce a prodiskutovat, co se povedlo a co by se dalo zlepšit, dokud je akce ještě v čerstvé paměti týmu. Diskuse o úspěších a zlepšeních zajistí, že tyto prvky mohou být zahrnuty nebo vylepšeny pro příští ročník akce. Takové proaktivní plánování přináší přidanou hodnotu také sponzorům. A všechny úspěšné komunitní procházky nevyhnutelně doufají, že se budou rok od roku rozrůstat a rozšiřovat.
Je důležité soustředit se na hlavní cíl pořádání takových akcí: získávání finančních prostředků. Pro ty organizátory akcí, kteří již komunitní procházku pořádali, je jedním z nejdůležitějších období pro plánování vlastně období po skončení procházky. Abychom se seznámili s mnoha aspekty plánování a realizace komunitní benefiční procházky, nahlédneme do zákulisí akce ke Dni matek, kterou pořádá chicagská organizace Y-ME pro boj s rakovinou prsu.
Finanční procházka Y-ME ke Dni matek
Y-ME založily v roce 1979 dvě ženy, které přežily rakovinu prsu. Nezisková organizace se proslavila především svým vícejazyčným programem Národní horké linky pro pacientky s rakovinou prsu. Program se proslavil jako jediná nepřetržitě fungující bezplatná horká linka v zemi, jejímiž zaměstnanci jsou výhradně osoby, které přežily rakovinu prsu a jsou vyškolenými peer poradci. Organizace však také pořádala každoroční benefiční pochod na Den matek, který podporoval její programy a služby. Ještě v roce 2007 Y-ME vybrala více než 7 milionů dolarů za účasti téměř 43 000 chodců z 12 měst. V roce 2008 se jí zúčastnilo již 15 měst. Y-ME bohužel v roce 2012 ukončila svou činnost, ale odkaz její každoroční fundraisingové akce zůstává skvělou případovou studií pro plánovače neziskových akcí.
Velkou část úspěchu Y-ME v oblasti fundraisingu lze přičíst organizovanému přístupu k plánování a sledování nejdůležitějších cílů na prvním místě. Liz Klugová, bývalá ředitelka speciálních akcí organizace, řekla po jejich rekordním roce 2007 toto: „Během procesu plánování máme plán pro různé okamžiky. Podnikneme tedy kroky na podporu těch nejkritičtějších bodů v čase, abychom si byli jisti, že budeme úspěšní. Například ve městě, kde můžeme pořádat akci poprvé, se musíme zaměřit na to, abychom se ujistili, že máme skvělé místo a lokalitu, kam se lidé budou chtít vrátit. Později se můžeme zaměřit na to, do kterých kaváren budeme roznášet brožury.“ Podívejme se, jak Klug a tým plánovačů akcí Y-ME takovou úspěšnou akci zorganizovali.
Analýza čísel
Uspořádání komunitní procházky nebo podobné akce vyžaduje spojení několika různých cílů složek, ale v konečném důsledku tak sdružení nebo charitativní organizace, která akci pořádá, činí proto, aby získala peníze pro svou věc. Proto k prvnímu kroku při plánování další akce dochází, když skončí ta současná, a většina této práce se týká „čísel“.
„Po skončení akce jsme se podrobně zabývali čísly,“ vysvětluje Klug, „porovnávali jsme, jak jsme si vedli letos ve srovnání s předchozími . Podívali jsme se na zkušenosti účastníků. Vyhodnotili jsme naše kategorie sponzorů. Reagovali jsme na všechny bezprostřední e-maily týkající se akcí.“ Plánovači akce také podniknou okamžité kroky, aby zajistili, že všichni, kdo se podíleli na letošním ročníku, budou pokračovat i příští rok.
Klug se také ponořil do detailů. Ve svých hodnoceních se zabývala vším od počtu dobrovolníků, kteří se na akci podíleli, až po objem rozdaných triček. Pak se ptala, zda jich pro příští rok potřebuje více nebo méně.
Časová osa plánování
Pro ty, kdo organizují komunitní benefiční pochod, je důležité vědět, jaké kroky je třeba zvládnout v různých obdobích. Většina neziskových organizací nemá luxus mnoha zaměstnanců a dobrovolných členů výboru, kteří by řídili úspěch akce. Plánovači si však uvědomují, že musí zajistit úzkou spolupráci s kanceláří starosty města a oddělením veřejných prací, aby se akce dostala do veřejného kalendáře.
Klug navrhuje, aby se první krok po analýze loňských čísel zaměřil na nábor firem. Pokud se nejedná o nový program, je důležité získat firemní podporu pro příští rok ihned po skončení letošní akce. „Na obnovení sponzorství jsme se zaměřili, když jsme dodali závěrečnou zprávu o akci,“ říká Klug. Pro plánovače, kteří mají zájem o uspořádání komunitní procházky jako fundraisingové akce, nabízí také následující zajímavosti:
- Identifikujte firemní sponzory
- Vypracujte programy pro chodící týmy
- Určete aktivity akce
- Začněte s náborem chodců
- Dokončit logistiku akce
- Uspořádat akci
- Uspořádat „děkovnou“ akci
- Vyhodnotit a zahájit následnou akci
.
Y-ME by si také najala externí logistickou firmu, která by se postarala o mnoho logistických požadavků. Jedním z nejužitečnějších však bylo zavedení online registračního systému.
Úspěch online registračního systému
Y-ME rychle poznala důležitost využití webu pro online registraci a od té doby se důrazně zasazuje o využití této technologie pro online registraci a fundraising.
Investovala do online systému pro správu vztahů s voliči, který sloužil jako webová stránka závodu v roce 2003. Tento typ systému slouží jako osobní webové stránky pro dobrovolníky, na kterých mohou podávat personalizované žádosti o dary a další zapojení. Zachycuje informace do jednotné databáze a slouží jako nástroj pro kapitány pěších týmů k povzbuzování jejich členů.
Počet účastníků on-line se zvýšil ze 4 000 na 11 594. Počet online darů se zvýšil z 5 000 na 19 650. Tým Y-ME věří, že přispěl k dosažení cíle ve výši 2,35 milionu dolarů, a jako bonus tato technologie snížila administrativní náklady přibližně o 20 000 dolarů.
Takový systém může také sloužit jako důležitý komunikační nástroj, který umožňuje organizaci sledovat a nadále zapojovat voliče i po samotném dni závodu.
Časový plán dne závodu
Komunitní vycházky jsou nejčastěji naplánovány na dopoledne. V závislosti na složitosti značení a umístění může příprava akce obvykle začít již týden před akcí, přičemž většina aktivit probíhá několik dní před procházkou.
Když Y-ME plánuje svou každoroční fundraisingovou akci, tým se obvykle snaží omezit oblast, kde se procházka koná, aby nevyžadovala značné množství času zdrojů na provedení některých provozních úkolů, jako je uzavření ulic. Jejich procházka byla obecně nesoutěžní, takže jim také pomohlo, že nemuseli zvažovat požadavky potřebné pro více soutěžní prostředí závodu.
Rozvrh pro samotný den závodu obvykle probíhal následovně:
- Příjezd týmu pro plánování akce (2. den).5 hodin před začátkem pochodu)
- Odbavení dobrovolníků (2 hodiny před začátkem pochodu)
- Odbavení a nastavení sponzorů (2 hodiny před začátkem pochodu)
- Začíná registrace (1. den pochodu).5 hodin před začátkem pochodu)
- Postavení startovní čáry (30 minut před začátkem pochodu)
- Opening Ceremonies (10 minut před začátkem pochodu)
- Race Begins
- Main Stage Entertainment Begins (1 hodinu po začátku pochodu)
- Official Main Stage Remarks (after walk ends; at 1.5 hodin)
- Oficiální ukončení programu (3 hodiny po zahájení procházky)
- Zahájení akce (po oficiálním ukončení akce)
Tipy pro plánování komunitní procházky nebo běhu
Pro organizace, které mají zájem poprvé uspořádat komunitní procházku nebo běh, nabízí Klug několik doporučení, která pomohou zajistit úspěšnou akci.
- Začněte s horkými stopami, včetně dobře propojených dobrovolníků, sponzorů nebo velkého týmu. Definujte měřitelné výsledky.
- Vyhodnoťte konkurenční akce ve vašem městě/místě, abyste zjistili jejich osvědčené postupy a oblasti, které je třeba zlepšit.
- Spolupracujte s kanceláří starosty města a městskými parky, abyste projednali potřebná povolení a logistiku vaší akce: čas, místo, počet účastníků. Ujistěte se, že jste na tyto schůzky připraveni.
- Poznejte svůj rozpočet a ujistěte se, že provozní náklady na novou akci jsou omezeny na 25-30 %. Některé charitativní organizace budou usilovat o 15-20 % celkových výdajů.
- Zajistěte si sponzory, kteří pokryjí 100 % provozních výdajů vaší akce.
.