Pochopení virtuální organizační struktury
Změna je vzrušující. Změna může být děsivá. Přiznejme si, že změna představuje spoustu práce. S tím, jak organizace rostou a přibývají noví zaměstnanci, se organizační prostředí stále mění. Všichni jsme to zažili. Jeden člověk odejde, přibude nová pozice nebo je někdo povýšen a vám zůstane nová organizační struktura. Všichni se snažíme zjistit, jaké byly náklady na přijetí nového zaměstnance nebo z jakého nákladového střediska pochází.
Když dojde ke změně, pro mnoho organizací to znamená reorganizaci vnitřní struktury nebo začít úplně od nuly. Mnoho společností spravuje náklady své organizace a nastavení týmů prostřednictvím složitých tabulek a dokumentů, kterým na první pohled rozumí jen několik zaměstnanců. Jak vyplývá ze zprávy State of Workforce Management 2018, 42 % organizací v oblasti zdravotnictví a lidských služeb zaznamenává fluktuaci vyšší než 20 %, což vytváří neustálé změny organizační struktury. Aby organizace dokázaly udržet krok s těmito změnami, musí najít jednodušší způsob.
Struktura organizace by měla být transparentní, což znamená, že všichni zaměstnanci v rámci pracovní síly by měli mít možnost nahlédnout do nastavení své organizace a porozumět mu. To pomáhá zaměstnancům pochopit vnitřní hierarchii velení a manažerům vidět všechny zaměstnance v rámci svého týmu a v případě potřeby přijmout administrativní opatření. Když zaměstnanci organizaci opustí, obsadí se volná pozice nebo se zaměstnanec přesune na novou pozici, struktura organizace by se měla aktualizovat automaticky, bez jakéhokoli manuálního úsilí nebo zásahu. Naštěstí pro organizace v oblasti zdravotnictví a lidských služeb je nyní k dispozici nástroj, který podporuje transparentnost a automatizaci, pokud jde o strukturu organizace, navržený speciálně s ohledem na jejich potřeby a problémy. Tento nástroj je známý jako virtuální organizační schéma.
Co je virtuální organizační schéma?
Virtuální organizační schéma je vizuální zobrazení vnitřní hierarchie organizace a mapuje pracovní sílu podle oddělení. Virtuální organizační schémata jsou nápomocná při automatizaci pracovních postupů a pomáhají zajistit, aby žádné úkoly, projekty nebo data nepropadly. To je užitečné zejména v organizacích se stovkami zaměstnanců, kde může být ruční sledování měnící se organizace prací na plný úvazek. Nejenže to šetří čas personalistů, ale také je to uvolňuje, aby se mohli soustředit na úkoly, které více přispívají k úspěchu organizace, jako je nábor a udržení nejlepších talentů.
Virtuální organizační schéma umožňuje vedoucím pracovníkům nastavit organizaci tak, jak chtějí, a umožňuje jim určit, kolik pozic bude v jednotlivých odděleních. Vedoucí pracovníci mohou také postoupit o krok dále a ke každé pozici přiřadit konkrétní atributy, jako je platové rozpětí, nákladové středisko, zdroj financování a umístění. Kromě toho, že tento přístup zvyšuje interní přehlednost organizace, pomáhá vedoucím pracovníkům také lépe sledovat náklady spojené s jednotlivými pozicemi. Výrazně se tak snižuje riziko přijetí jakýchkoli zaměstnanců, na které nejsou vyčleněny prostředky z rozpočtu.
Kde najdete virtuální organizační schéma?
Mnoho významných hráčů a dodavatelů v oblasti personálního softwaru nepřichází s kompletním virtuálním organizačním schématem. Je to pravděpodobně proto, že jejich software je obecný a je určen pro masové použití bez ohledu na velikost organizace. Nicméně sofistikovaní, specializovaní dodavatelé, jako je DATIS, kteří se zaměřují na konkrétní odvětví, nabízejí plně interaktivní a použitelnou virtuální organizační schéma bez dalších nákladů. Vedoucí pracovníci, kteří jsou v současné době v procesu výběru dodavatele a kteří vidí hodnotu ve větší interní transparentnosti a automatizaci, by se měli při předvádění softwaru zeptat na virtuální organizační schéma.
Moderní virtuální organizační schémata jsou založena na webu a jsou přístupná odkudkoli a kdykoli, obvykle prostřednictvím online portálu. Mnoho organizací v oblasti zdravotnictví a humanitárních služeb má zaměstnance, kteří pracují na dálku nebo na cestách, přičemž umožnění zobrazení organizační struktury těmto zaměstnancům může zvýšit angažovanost zaměstnanců a udržet tyto zaměstnance v obraze. Zatímco všichni zaměstnanci organizace mají přístup k virtuální organizační struktuře, manažeři, administrátoři a vedoucí pracovníci mají zvláštní oprávnění, která jim poskytují podrobnější popisy jednotlivých pozic, které tvoří jejich organizaci.
Co můžete udělat nyní?
Vzhledem k tomu, že 98 % organizací z oblasti zdravotnictví a humanitárních služeb předpovídá, že v roce 2018 budou investovat do dalších digitálních nástrojů a řešení, je pravděpodobné, že jste již prozkoumali některé dodavatele nebo dokonce naplánovali ukázkové akce. Věnujte dnes chvíli revizi svých procesů. Pravděpodobně jste za poslední rok přešli na různé technologie, ale už jste zcela opustili ruční zadávání informací do tabulek a papírových řešení? Zamyslete se nad tím, kolik času strávíte aktualizací organizační struktury při jejích změnách a jaké výhody vám přinese automatizace tohoto procesu. Představte si, že byste byli schopni strukturovat své zaměstnance na několik kliknutí myší a že by pracovní postupy byly automaticky přesměrovány na příslušného zaměstnance, když dojde k přerušení řetězce příkazů.
Pro více informací o virtuální organizační struktuře si stáhněte datový list organizační struktury DATIS.
Tento blog DATIS napsal Rob Bennett, DATIS, dne 22. února 2018 a nesmí být znovu zveřejněn bez povolení.