Následující text je výňatkem z knihy Accounting Made Simple: Z anglického originálu: Accounting Explained in 100 Pages or Less (Vysvětlení účetnictví na 100 stranách a méně).
Když společnost koupí majetek, který bude pravděpodobně sloužit déle než jeden rok, nepočítá se pořizovací cena tohoto majetku do okamžitých nákladů. Pořizovací cena je spíše rozložena do několika let v procesu známém jako odpisy.
Přímé odpisy
Nejzákladnější forma odpisů je známá jako rovnoměrné odpisy. Při této metodě se pořizovací cena majetku rovnoměrně rozloží na celou očekávanou dobu životnosti majetku.
Příklad: Daniel utratí 5 000 USD za nové vybavení pro svou truhlářskou firmu. Očekává, že zařízení bude sloužit po dobu 5 let, kdy již pravděpodobně nebude mít podstatnou hodnotu. Každý rok bude 1 000 USD z pořizovací ceny zařízení započítáno do nákladů.
Když Daniel poprvé zakoupí zařízení, provede následující zápis do deníku:
| DR. Vybavení | 5 000 |
| CR. Peněžní prostředky | 5 000 |
Poté by Daniel každý rok provedl následující zápis pro zaúčtování výdajů na odpisy zařízení:
| Odpisové náklady | 1 000 |
| Kumulované odpisy | 1 000 |
Kumulované odpisy jsou tzv. protiúčtem, přesněji řečeno protiúčtem aktiv.“ Protiúčty slouží k vyrovnání jiných účtů. V tomto případě se kumulované odpisy používají k vyrovnání účtu Zařízení.
Součet debetního zůstatku účtu Zařízení a kreditního zůstatku účtu Kumulované odpisy nám v každém okamžiku dává čistý zůstatek účtu Zařízení – někdy označovaný jako „čistá účetní hodnota“. Ve výše uvedeném příkladu bychom řekli, že po prvním roce odpisů má Zařízení čistou účetní hodnotu 4000. (5 000 původní pořizovací cena minus 1 000 kumulované odpisy.)
Zápisy ve prospěch kumulovaných odpisů provádíme spíše než přímo ve prospěch Zařízení, abychom:
- Měli záznam o tom, kolik majetek původně stál, a
- Měli záznam o tom, kolik odpisů již bylo od majetku odepsáno.
Příklad (pokračování): Nakonec po 5 letech bude mít kumulovaný odpis kreditní zůstatek 5 000 (původní pořizovací cena majetku). V tomto okamžiku – jakmile bude mít aktivum nulovou čistou účetní hodnotu – provede Daniel následující zápis, kterým aktivum „odepíše“:
| Kumulované odpisy | 5 000 |
| Zařízení | 5 000 |
Po provedení tohoto zápisu již nebude v položce Zařízení nebo Kumulované odpisy žádný zůstatek.
Zálohová hodnota
Co když podnik plánuje používat majetek několik let a pak jej prodat dříve, než se stane zcela bezcenným? V těchto případech používáme takzvanou „zůstatkovou hodnotu“. Záchranná hodnota (někdy označovaná jako zbytková hodnota) je hodnota, která se očekává, že aktivum bude mít po plánovaném počtu let používání.
Příklad: Lydia utratí 11 000 USD za kancelářský nábytek, který plánuje používat příštích deset let, po jejichž uplynutí se domnívá, že bude mít hodnotu přibližně 2 000 USD. Původní pořizovací cena nábytku snížená o jeho očekávanou zůstatkovou hodnotu se nazývá jeho odepisovatelná cena – v tomto případě 9 000 USD.
Každý rok bude Lydie evidovat 900 USD odpisů takto:
| Odpisové náklady | 900 |
| Kumulované odpisy | 900 |
Po deseti letech bude mít kumulované odpisy kreditní zůstatek 9 000 USD. Pokud v té době Lydia nábytek skutečně prodá za 2 000 USD, bude muset zaúčtovat příliv peněžních prostředků a odepsat zůstatky položek Kancelářský nábytek a Kumulované odpisy:
| Kumulované odpisy | 9 000 |
| Peníze | 2 000 |
| Kancelářský nábytek | 11,000 |
Zisk nebo ztráta z prodeje
Je samozřejmě dost nepravděpodobné, že někdo dokáže přesně předpovědět, jaká bude zůstatková hodnota majetku několik let od data, kdy majetek koupila. Pokud je při prodeji aktiva obdržená částka v hotovosti vyšší než čistá účetní hodnota aktiva, musí být při prodeji zaúčtován zisk. (Zisky fungují podobně jako výnosy v tom smyslu, že mají kreditní zůstatek a zvyšují vlastní kapitál vlastníků.)
Je-li však aktivum prodáno za nižší cenu, než je jeho čistá účetní hodnota, musí být zaúčtována ztráta. (Ztráty fungují jako náklady: Mají debetní zůstatky a snižují vlastní kapitál vlastníků.)
Určení, zda provést zápis zisku nebo ztráty, není nikdy příliš obtížné:
Příklad (pokračování): Kdyby Lydia po deseti letech prodala nábytek za 3 000 USD místo za 2 000 USD, zapsala by transakci takto:
| Peněžní prostředky | 3 000 |
| Kumulované odpisy | 9 000 |
| Kancelářský nábytek | 11,000 |
| Zisk z prodeje nábytku | 1 000 |
Příklad (pokračování): Pokud by však Lydie prodala nábytek pouze za 500 USD, provedla by následující zápis:
| Peněžní prostředky | 500 |
| Kumulované odpisy | 9 000 |
| Ztráta z prodeje nábytku | 1 500 |
| Kancelářský nábytek | 11,000 |
Jiné metody odpisování
Kromě rovnoměrného odpisování existuje ještě několik dalších (složitějších) metod odpisování, které jsou rovněž schváleny podle GAAP. Například metoda dvojího klesajícího zůstatku spočívá v tom, že se zbývající čistá účetní hodnota každý rok vynásobí daným procentem. Použité procento se rovná dvojnásobku procenta, které by bylo použito v prvním roce rovnoměrného odpisování.
Příklad: Randy zakoupí zařízení v hodnotě 10 000 USD, které plánuje odepisovat po dobu pěti let. Při použití lineárních odpisů by Randy v prvním roce odepisoval 20 % hodnoty (100 % ÷ pět let). Proto při použití metody dvojího klesajícího zůstatku bude každý rok odepisovat 40 % (2 x 20 %). Odpisy pro každý z prvních čtyř let by byly následující:
| Rok | Čistá účetní hodnota | Výdaje na odpisy | ||
| 1 | $10,000 | x40% = | $4,000 | |
| 2 | $6,000 | x40% = | $2 400 | |
| 3 | $3 600 | x40% = | $1,440 | |
| 4 | $2 160 | x40% = | $864 |
Příklad (pokračování): Protože se zařízení odepisuje po dobu pěti let, zaúčtuje Randy v pátém roce 1 296 dolarů (tj. 2 160 – 864) odpisů, aby snížil čistou účetní hodnotu aktiva na nulu.
Další metodou odpisování přijatou podle GAAP je metoda jednotek produkce. Podle metody jednotek produkce není sazba, kterou se aktivum odepisuje, funkcí času, ale spíše funkcí toho, jak moc je aktivum používáno.
Příklad: Bruce provozuje firmu na výrobu kožených bund. Vynaloží 50 000 USD na zařízení, které by mělo vydržet po dobu výroby 5 000 bund. Při použití metody odpisování podle jednotek produkce by Bruce odepisoval zařízení každé období podle toho, kolik bund bylo vyrobeno (při odpisové sazbě 10 USD na jednu bundu).
Pokud by v daném měsíci Bruceova firma použila zařízení k výrobě 150 bund, použila by k zaúčtování odpisů následující zápis:
| Odpisové náklady | 1 500 |
| Kumulované odpisy | 1 500 |
Nákupy hmotného majetku
Pojmem významnosti se významně podílíme na způsobu účtování některých aktiv. Vezměme si například případ odpadkového koše za 15 USD. Vzhledem k tomu, že je téměř jisté, že odpadkový koš vydrží déle než jeden rok, měl by se teoreticky odepisovat po dobu předpokládané životnosti.
Z hlediska dopadu na účetní závěrku společnosti je však rozdíl mezi odepisováním odpadkového koše a okamžitým zaúčtováním celé ceny do nákladů zjevně zanedbatelný. Přínos dodatečné účetní přesnosti je značně převážen obtížemi spojenými s každoročním prováděním nevýznamných zápisů do účetního deníku o odpisech. Výsledkem je, že majetek tohoto druhu se zpravidla odepisuje do nákladů ihned po pořízení, nikoliv v průběhu několika let. Takový nákup by se obvykle zaúčtoval takto:
| Kancelářské administrativní výdaje | 15.00 |
| Peněžní prostředky (nebo závazky) | 15,00 |
Zjednodušený přehled
- Přímý odpis je nejjednodušší způsob odpisování. Při použití rovnoměrného odpisování se pořizovací cena majetku odepisuje po dobu jeho předpokládané životnosti, přičemž každý měsíc se zaúčtuje stejná částka odpisu.
- Kumulované odpisy – protiúčet majetku – slouží k evidenci toho, kolik odpisů bylo dosud k majetku zaúčtováno.
- Čistá účetní hodnota aktiva se rovná jeho původní pořizovací ceně snížené o částku kumulovaných odpisů, které byly k tomuto aktivu zaúčtovány.
- Pokud je aktivum prodáno za vyšší cenu, než je jeho čistá účetní hodnota, musí být zaúčtován zisk. Pokud je prodáno za nižší cenu, než je jeho čistá účetní hodnota, musí být zaznamenána ztráta.
- Nákupy hmotného majetku se obvykle ihned odepisují do nákladů, místo aby se odepisovaly.
.