Jak efektivně řídit zásoby IT

Zviditelnění, transparentnost, informovanost, přehlednost a prognóza. To jsou klíčové charakteristiky správců IT, kteří úspěšně spravují svůj IT majetek pomocí disciplíny správy IT majetku (ITAM).

Ještě před několika lety byl proces správy majetku v podstatě vedlejším úkolem většiny IT oddělení. V dnešní době se však stal nezbytnou součástí správy IT služeb. Ve skutečnosti byl ITAM zařazen jako pátý nejpřijatelnější aspekt ITSM.

Správa IT aktiv má navíc přímý dopad na čtyři hlavní procesy ITSM: incidenty, znalosti, změny a problémy.

Tento článek se bude zabývat řadou postupů a tipů pro zlepšení správy IT aktiv, například:

• ITAM v moderním podnikovém prostředí

• Co hledat v nástrojích pro správu IT aktiv

• Co s použitím tabulek pro ITAM?

• Nejlepší postupy pro správu hardwarových aktiv

• Jak přidat stávající údaje z evidence IT aktiv do databáze nástroje

• Nastavení procesu sledování IT aktiv pro nové položky

• Jak optimalizovat IT aktiva pomocí nástroje pro správu hardwarových aktiv

• Nejlepší postupy pro správu softwarových aktiv

ITAM v moderním podnikatelském prostředí

International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) popisuje správu IT aktiv jako soubor obchodních postupů, které zahrnují IT aktiva napříč obchodními jednotkami v organizaci. Jeho účelem je spojit finanční, inventarizační, smluvní a rizikové odpovědnosti a řídit tak celkový životní cyklus aktiv.

Organizační postupy a průmyslové trendy z posledního desetiletí zvýšily potřebu lepší správy aktiv. Mezi ně patří např:

• Vzestup stínového IT, kdy vedoucí pracovníci mimo IT přijímají nová řešení, aniž by prošli formálním procesem
• Neustálá potřeba transformace platforem IT, migrace do cloudu, a virtualizace
• Nejistota kolem nákladů na softwarové licence způsobená virtualizací a migrací do cloudu
• Zvyšující se tlak na snižování nákladů při zachování výkonnosti
• Nárůst počtu softwarových auditů

Ještě v roce 2011 klienti, kteří úspěšně zavedli ITAM jako disciplínu, obvykle dosáhli 30procentní úspory nákladů v prvním roce. Stejně jako pět procent v následujících pěti letech.

Na druhou stranu organizace, které ITAM nezavedly nebo jej zavedly nedostatečně, údajně vynakládají 20 procent celkových nákladů na licencování softwaru a údržbu hardwaru pro aktiva, která se již nepoužívají.

Správa IT aktiv obvykle rozlišuje mezi správou softwarových aktiv (SAM) a správou hardwarových aktiv (HAM). SAM a HAM jsou dvě strany jedné mince. Je třeba je spravovat trochu odlišně, protože každá z nich má specifické požadavky, ale přesto jsou vzájemně propojené.

V počátcích byl na prvním místě HAM a až poté SAM, protože musela existovat fyzická infrastruktura, na které byl software umístěn.

Hardware Asset Management je však drahý a obtížně udržovatelný, a proto jsou velké investice do fyzické infrastruktury IT pro menší podniky obtížně dosažitelné.

V současné době nesou investice do hardwarové infrastruktury a provozní náklady velké podniky jako SAP, IBM a Microsoft. Nabízejí výpočetní výkon a úložiště svým zákazníkům jako služby.

Bezserverový vývoj jde ještě o krok dál a umožňuje jednomu počítači s připojením k internetu bezproblémově provozovat složité funkce.

Podle toho začínáme pozorovat odlišné rozdělení hardwaru a softwaru mezi jednotlivými organizacemi. Menší podniky potřebují menší investice do hardwaru, zatímco velké organizace, které poskytují infrastrukturu jako službu, musí nasadit více zdrojů, aby uspokojily poptávku.

Je třeba si uvědomit, že většina podniků již investovala do IT infrastruktury a přijetím cloudového řešení pouze rozšiřuje své IT možnosti. Právě zde začíná být složitost problémem a správa aktiv se stává klíčovou.

Téměř 70 % společností, které virtualizovaly svá softwarová aktiva, neuspělo při auditu dodavatele a skončilo s vysokými účty. Softwarové audity představují velkou zátěž pro IT zdroje, přičemž týmy ITAM musí strávit 50 až 70 procent svého času řešením auditů.

Snížení nákladů je hlavní hnací silou a nejzřejmějším důvodem pro zavedení ITAM. Kromě snížení nákladů však existuje mnoho dalších výhod:

• Zvýšení efektivity zadávání veřejných zakázek
• Zlepšení shody s předpisy
• Zvýšení bezpečnosti majetku a duševního vlastnictví
• Snížení finančních, smluvních, a reputační rizika
• Lepší pozice při vyjednávání nových smluv

Co hledat v nástrojích pro správu IT majetku

Naštěstí se vedle stále složitějších IT a síťových systémů vyvinuly také nástroje, které nám mohou pomoci optimalizovat a zlepšit sběr majetku organizací.

Základní funkce nástroje pro správu IT aktiv jsou:

• Možnosti snadného importu dat
• Úložiště pro správu softwarových a hardwarových aktiv
• Jasně definovaný vztah mezi IT aktivy, uživateli a informacemi o používání
• Integrace s přilehlými IT a podnikovými systémy

Velmi užitečné mohou být také následující funkce nástrojů pro správu IT aktiv:

• Správa auditů
• Sledování souladu s předpisy
• Správa konfigurace
• Správa smluv/licencí
• Sledování nákladů
• Správa zásob
• Zásoby
• Řízení údržby
• Řízení nákupu
• Řízení poptávek
• Řízení dodavatelů

Jak je to s použitím tabulek pro ITAM?

Ačkoli se mohou zdát primitivní a ve srovnání se specializovanými nástroji ITAM dostávají menší marketingový rozpočet, tabulkové procesory mají spoustu funkcí. Díky tomu jsou vhodné pro malé až střední IT majetky.

Chcete-li využít tabulkový software co nejlépe, zvažte využití následujících funkcí:

• Podmíněné formátování

  To lze využít ke zvýraznění prostředků, kterým končí podpora, aktualizací apod.

• Reportování

  Pomocí grafů Microsoft Excel nebo Pivotových tabulek lze vytvářet komplexní reporty.

• Makra

  Automatické zpracování dat a připojení k externím zdrojům.

• Export a import dat

  Připojení k databázím SQL pro podávání nebo čerpání informací.

Většina tabulkového softwaru je navíc zdarma a většina informačních systémů již má verzi aplikace Microsoft Excel. Není tedy třeba dalších investic.

Nejlepší postupy pro správu hardwarových prostředků

Hardware je souhrnný pojem, který zahrnuje většinu položek, které lze nalézt v prostředí IT. Příkladem jsou stolní počítače, notebooky, monitory, směrovače, přepínače, rozbočovače a telefony.

Informace uložené ke každému hardwarovému prostředku musí přinejmenším zajistit, aby bylo možné prostředek jednoznačně identifikovat.

Pro optimalizaci hardwarových prostředků musí správci IT uchovávat další informace týkající se záruky, smluv o podpoře, údržby a dalších proměnných. Správa hardwarových aktiv musí také zahrnovat údaje pro podporu SAM.

Zde jsou uvedeny některé základní informace pro hardware:

• Název aktiva pro vytvoření jedinečného identifikátoru pomocí informací, jako je značka, model, umístění
• Dodavatel aktiva
• Typy zařízení, jako je notebook, směrovač nebo mobilní telefon
• Sériové číslo
• Stavy aktiva, jako je nasazeno, ve skladu, vyřazeno a vyřazeno
• Roly aktiva, jako je výroba, pohotovost, a Testovací
• Organizační subjekt, který vlastní každé aktivum
• Umístění zařízení
• Informace o konfiguraci
• Software nainstalovaný na aktivu
• Datum nákupu
• Datum uvedení do provozu
• Datum vypršení záruky / smluvní podpory

Při vyplňování databáze nástroje ITAM nebo tabulky, musí správci IT přidávat také informace o aktuálním majetku IT. Stejně jako nastavit proces pro přidávání nových aktiv, jakmile budou v budoucnu pořízena.

Jak přidat údaje z registru stávajících aktiv IT do databáze nástroje

Níže jsou popsány tři způsoby, jak mohou správci IT naplnit databázi nástroje informacemi o svých současných systémech IT.

1. Importovat do nástroje všechny stávající sledovače

   Pokud se vaše firma rozrostla a k evidenci hardwaru vám stačila jednoduchá tabulka, můžete použít tabulku a vložit všechny informace do nástroje HAM.

2. Zjišťování připojených zařízení ve vaší síti

   Existuje spousta nástrojů pro zjišťování, které jsou schopny prohledat celou vaši síť a vrátit spoustu informací o hardwarových prostředcích.

3. Využijte informace o objednávkách dodavatelů

   Podrobnosti o objednávkách vystavených dodavateli vám poskytnou informace o všech prostředcích ve vašem majetku.

Nastavte proces sledování IT majetku pro nové položky

Po přidání nových IT prostředků do svého majetku procházejí organizace určitým životním cyklem hardwaru. Životní cyklus popisuje kroky, kterými zařízení prochází v průběhu své životnosti.

Typicky životní cyklus hardwaru zahrnuje následující kroky:

• Architektura a návrh sítě
• Žádost o majetek
• Schválení a pořízení
• Rozmístění
• Používání, údržba a aktualizace
• Vyřazení z provozu

V životním cyklu, jako je výše popsaný, začíná proces sledování majetku již v prvním kroku. Po provedení analýzy a předložení objednávky nebo obchodního případu pro nákup dalších aktiv by již oddělení IT mělo mít jasnou představu o tom, které zařízení bude kam patřit a jaký software bude potřebovat k provozu.

V kroku číslo čtyři lze proces správy aktiv konsolidovat, když jsou k dispozici všechna data.

Jak optimalizovat IT aktiva pomocí správy hardwarových aktiv

Přínosy používání nástroje pro správu hardwarových aktiv přesahují pouhé ukládání informací o zařízení. Moderní nástroje umožňují nakonfigurovat ovládací panel a získat přístup k cenným informacím, jako jsou:

• Generování sestav

  Zjistěte dostupnost, využití, položky, které nejsou aktuálně nainstalovány, zařízení, která mají být vyřazena z provozu.

• Využijte monitorování IT sítě k vyvolání alarmů

  Vyvolání problémů, když softwaru končí záruka nebo se blíží konec jeho životnosti.

• Automatizujte pracovní postupy nasazení

  Vytvářejte konfigurační šablony pro zařízení v závislosti na jejich funkcích.

• Spravujte aktualizace softwaru a zabezpečení

  Naplánujte vyhrazené časové intervaly pro aktualizace, abyste minimalizovali prostoje.

Nejlepší postupy pro správu softwarových aktiv

Správa softwarových aktiv se stala nutností po širokém zavedení cloud computingu a tichém zapojení stínového IT.

Správa softwarových aktiv přináší tři výhody:

1. Správa

   Zajišťuje, že do místního výpočetního prostředí jsou zaváděny pouze schválené aplikace a softwarové licence jsou plně a vhodně využívány.

2. Správa

   SAM poskytuje řadu funkcí pro plánování aktualizací, předvídání nákladů, přidávání nových aktiv a vyřazování starých.

3. Agilita podniku

   Dostupnost informací výrazně urychluje proces změn ve velkých organizacích.

Licencování je pravděpodobně nejdůležitějším rozměrem, pokud jde o správu softwarových aktiv, protože špatné zacházení s licencemi může organizace stát miliony.

Existuje mnoho typů licencí, z nichž každá má jiné smluvní dohody a požadavky. Některé z nich jsou:

• Licence uzamčená na identitu

  Licence je přiřazena konkrétnímu uživateli a je nekomutabilní (např. Microsoft Windows).

• Licence uzamčená na uzel

  Licence, kterou může v daném okamžiku používat pouze jeden uživatel, ale v následujících okamžicích ji může používat více uživatelů.

• Licence plovoucí

  Licence, která je k dispozici velkému počtu uživatelů. Po přihlášení přidělí licenční systém žádajícímu uživateli licenci, která je na konci relace nárokována zpět.

• Licence na místě

  Neomezené použití na místě instalace licence.

• Open Source

  Neomezené použití v rámci licenční smlouvy.

• Timed

  Licence je dostupná pouze po stanovenou dobu.

• Physically Restricted

  Licence připojená k hardwaru.

Výběr nástroje SAM

Nástroje pro správu softwarových aktiv jsou navrženy tak, aby pracovníkům IT poskytovaly co největší kontrolu a přehled nad jejich IT majetkem. I když se každý nástroj liší, většina z nich obsahuje funkce, jako např:

• Správa softwarových licencí
• Konfigurace softwaru
• Správa zásob
• Využití softwaru
• Smlouvy a nákupy
• Soulad s předpisy. ad governance
• Správa životního cyklu softwaru
• Nasazování softwaru
• Reporting

Při hodnocení kritických schopností nástrojů pro správu softwarového majetku, doporučujeme hledat vlastnosti, které umožňují sladit údaje o oprávnění a spotřebě softwaru, aby se snížilo riziko nedodržování předpisů, optimalizovaly náklady a zlepšila výkonnost podniku. Vedoucím pracovníkům v oblasti infrastruktury a provozu doporučujeme hledat následující vlastnosti:

• Ruční zadávání softwarových oprávnění
• Automatizace softwarových oprávnění
• Spotřeba softwaru pro koncová zařízení
• Spotřeba softwaru pro datová centra
• Spotřeba cloudu
• Spotřeba specializovaného softwaru
• Soulad externích informací
• Optimalizace oprávnění/spotřeby
• Sdílení informací

Jak spravovat softwarová aktiva při nástupu zaměstnanců, odejdou nebo se v rámci společnosti přesunou

Kdykoli dojde k organizační změně, bude dotyčný zaměstnanec potřebovat aktualizovanou sadu prostředků IT.

Je třeba nastavit pracovní postup, který by měl zahrnovat následující: přiřazení stávajících aktiv, pořízení nových aktiv, obnovu aktiv při odchodu ze společnosti a také nastavení procesu pro ztracená nebo odcizená aktiva.

Tento IT workflow by měl úzce spolupracovat s personálním systémem a komunikovat mezi informacemi o uživateli a úrovněmi oprávnění.

Jak spravovat softwarový majetek, aby se předešlo auditům

Audity dodavatele jsou procesy pro zkoumání souladu organizace pro používání softwaru v rámci smluvních podmínek.

Slabý přehled a správa dostupných licencí může vést k tomu, že organizace nedodržuje předpisy, čímž se stává snadným cílem pro dodavatele, kteří prodávají své produkty a účtují jim vysoké účty.

Velcí dodavatelé softwaru, jako jsou Microsoft, Adobe, IBM, SAP a Oracle, získali pověst agresivních softwarových auditů, které narušují provoz IT organizace.

Přijetím nástroje pro správu softwarových prostředků se výrazně snižuje riziko nedodržení předpisů, protože správci IT mají přehled o všech dostupných licencích, o tom, jak jsou distribuovány, kdo je používá a kdy mají vypršet.

Pohlídání obnovy licencí, pořízení dalších aktiv při zvýšení poptávky a odebrání licencí v případech, kdy nejsou využívány, pomůže organizacím nejen chránit se před auditem, ale také optimalizovat svůj IT majetek tak, aby přinášel co nejvíce hodnot.

Správa softwarových aktiv při migraci do cloudu

Migrace do cloudu je složitý a dlouhý projekt, který může při nesprávném provedení zanechat v IT systémech mnoho děr. Správa softwarových aktiv hraje velkou roli při zajišťování toho, aby všichni uživatelé měli přístup ke stejným službám jako dříve a nedocházelo k nesrovnalostem mezi systémem před a po migraci.

Každý dodavatel má trochu jiné systémy, takže je rozdíl mezi SAP Hana Enterprise Cloud, IBM Cloud a dokonce i Adobe Experience Cloud.

Microsoft doporučuje vedoucím IT pracovníkům, aby zvážili řešení SAM, která pomáhají s následujícími věcmi:

• Pomáhají určit, zda je pro podnik nejlepší místní, cloudová nebo hybridní struktura.
• Mitigace rizik spojených s přesunem prostředků datového centra pro projekty konsolidace, cloudu a virtualizace.
• Poskytnutí dlouhodobého plánu migrace do cloudu, který pomůže definovat migrační cíle.
• Ohodnocení, zda migrace do cloudu usnadní správu softwarových prostředků.
• Důkladné pochopení licencování softwaru pro nasazení v cloudu i v lokálním prostředí.

Podrobné posouzení, zda migrace do cloudu usnadní správu softwarových prostředků.