Vyjednávání ani to, co dělá vyjednavače mistrem, není žádná magie ani tajemství. Existuje 5 kroků a postupů, které důsledně fungují. Zde představený model identifikuje pět fází jakéhokoli vyjednávání ve zjednodušeném rámci, který vám pomůže analyzovat, osvojit si a aplikovat nejlepší vyjednávací postupy (BNPS).
Tento model byl vytvořen na základě rozmanitých zkušeností klientů v organizacích po celém světě od roku 1993. Je kruhový, protože zobrazuje plynulý pohyb všech jednání. Společné vyjednávání je nepřetržitý proces, který buduje důvěru, jistotu a pevné vztahy.
Dvaadvacet osvědčených vyjednávacích postupů (BNP) spadá zásadně do jedné fáze vyjednávání – i když některé se uplatňují v průběhu celého vyjednávacího cyklu a jiné přecházejí z jedné fáze do druhé.
| Pět fází vyjednávání | ||
|---|---|---|
| Fáze 1: Příprava |
Zjistit potenciální hodnotu |
|
|
Fáze 2: Příprava |
Zjistit potenciální hodnotu: Výměna informací a ověřování |
Objevování a vytváření hodnoty |
| Stupeň 3: Vyjednávání |
Vytváření a distribuce hodnoty |
|
| Fáze 4: Uzavřít |
Zachytit hodnotu |
|
| Fáze 5: Vykonat |
Rozšířit hodnotu |
|
Fáze 1 – Příprava
Není žádná dobrá zkratka k přípravě. Je to první fáze každého vyjednávání, i když jí lidé často nevěnují tolik času, kolik by si zasloužila. Často se vrhnou do fáze výměny informací, nebo dokonce přímo do fáze vyjednávání.
Příprava začíná zjištěním, zda se jedná o potenciální situaci spolupráce, abyste mohli zvolit lepší strategii. Dále věnujete čas vyhledávání informací, analýze dat a pákových efektů a identifikaci zájmů a pozic. Nakonec musíte zvážit vztah, který chcete vybudovat.
- Úvodní body ke zvážení
Měl bych vyjednávat?
Co potřebuji vědět
Uspořádat informace - Průzkum zahrnuje
Hráče a zúčastněné strany
Faktografickou základnu
Standardy a měřítka - Analýza zahrnuje
Reorganizaci dat
Předvídání toho, co se stane
Ohodnocení silných stránek a rizik - Identifikace vašich a jejich
zájmů
Postojů: Cíle, nejžádanější výsledky, a nejméně přijatelné dohody
Nejlepší alternativy k vyjednané dohodě
Ústupky - Znát vztah, který chcete vybudovat
Naplánovat budování důvěry
Připravit se na emocionální reakce
Vypracovat sondy k odhalení „nevím“ a testování předpokladů
Fáze 2 – Výměna informací
Fáze výměny informací nastává, když začnete zapojovat druhou stranu, sdílet informace a zkoumat možnosti, které se týkají zájmů – toho, co každý z vás potřebuje, na rozdíl od pozic – toho, co každý z vás požaduje později ve Fázi vyjednávání. Rozdíl mezi zájmy a pozicemi a jejich zásadní význam pro úspěšné vyjednávání probereme podrobněji později, ale zde je stručný příklad:
Pozice zaměstnance: požádal o přidělení k projektu Beta.
Zájem zaměstnance: aby mohl být povýšen, potřebuje uspět na projektu, který je velmi viditelný.
Je zde velmi důležité zaměřit se na budování vztahu a důvěry, bez nichž se ani jedna strana nebude cítit dobře při sdílení zájmů. Jedním ze způsobů, jak vybudovat vztah, je udělat si v této fázi „sociální domácí úkol“ tím, že zjistíte a projevíte zájem o obchodní kulturu, osobnost, vnější zájmy a hodnoty druhé strany.
Ve fázi výměny se provádějí čtyři kritická hodnocení:
- Důvěryhodnost – Jsou čestní a spolehliví?
- Kompetence – Jsou důvěryhodní a schopní?
- Sympatičnost – Dokážete spolu dobře spolupracovat?
- Soulad zájmů – Jsou vaše zájmy v souladu s jejich zájmy?
Mistrovým nástrojem ve fázi výměny je budování důvěry a Vyjednávací sonda.
Jedna z definic sondy:
… technika používaná k povzbuzení respondenta k podrobnější odpovědi na otázku a k rozvedení jeho předchozí odpovědi. Příklad: „Ještě něco?“ „Proč si myslíte, že je to spravedlivé?“. „Jak jste přišel na toto řešení?“
Čas rozhodování o „jít/nejít“ ve výměně
Pokud je vaše hodnocení v této fázi vyjednávacího procesu negativní, provedete úpravy nebo uplatníte nejlepší alternativu k vyjednané dohodě (BATNA).
Pokud je vaše hodnocení v této fázi vyjednávacího procesu pozitivní, postupujete dále. S rozvinutou důvěrou hledáte kreativní řešení, která odpovídají zájmům, a vidíte potenciál pro vytvoření skutečné hodnoty.
V této fázi se budete chtít ponořit do fáze vyjednávání. Zastavte se a vytvořte si jeden zásadní nástroj, který vás bude provázet a chránit pro následující fáze. Tím je vytvoření společného programu.
Vyjednávání je místem, kde dochází k „dávání a braní“. Pokud si myslíte, že úspěch znamená jen brát a nic dávat, nezachytíte skutečnou hodnotu. Při vyjednávání děláte ústupky a řídíte je. Když dáváte a berete to, co uspokojuje zájmy obou stran, vybudujete trvalý vztah a plodný výsledek. Ve fázi vyjednávání pokračujete v tvorbě hodnoty a pomocí obchodů nakonec hodnotu zachytíte.
- Abyste získali důvěru, musíte být velkorysí.
Ve fázi vyjednávání budete potřebovat dva nástroje ze sady vyjednavačských nástrojů: Sondu a Kreativitu.
Vyjednávání je váš „face-time“ s druhou osobou, i když nejste tváří v tvář.
Stejně jako ve všech mezilidských vztazích mohou emoce pomoci nebo bránit pokroku. Velmi zde záleží na konkrétních nástrojích a dovednostech chování vyjednavače. Jemně vyladěné komunikační dovednosti jsou v této fázi rozhodující, protože zkoumáte možnosti, jak vytvořit hodnotu, a realizujete obchody, abyste hodnotu získali. Nejúspěšnější budete tehdy, když řešení uspokojí potřeby všech.
Fáze 4 – Uzavření
Fáze 4 je bodem procesu, kdy dosáhnete dohody. Je důležité zjistit, zda je druhá strana schopna dodržet věci, které slíbila, že udělá. V této fázi je třeba písemně zaznamenat společné zájmy a vytvořit komplexní shrnutí dohody. Někdy je zde třeba zvážit strategie, jak závazek uzamknout. Nezapomeňte se také dohodnout na dalších krocích. A nikdy nezapomeňte druhé straně poděkovat za její ochotu jednat – i když k dohodě nedojde.
Fáze 5 – Realizace
Fáze 5 je realizace dohody. Tuto fázi lze také považovat za přípravu na další příležitost k vyjednávání. Musíte zajistit, abyste dodržovali sliby, které jste dali, abyste posílili vztah a vybudovali důvěru. V této fázi se dozvíte více o druhé straně. To povede k usnadnění příštího vyjednávání. A nezapomeňte, že během realizace pravděpodobně uplatníte celkový proces vyjednávání a osvědčené postupy při vyjednávání (BNP) na neočekávané události, neúspěchy ve výkonu a nevyhnutelné změny.