Als praktizierender Physiotherapeut haben Sie viel zu tun – von der Behandlung von Patienten und der Verfolgung von Ergebnisdaten bis hin zur Führung eines rentablen Unternehmens und der Einziehung von Zahlungen für Ihre Dienstleistungen. Kein Wunder also, dass Sie weniger Zeit haben, als Ihnen lieb ist, um sich mit allen Einzelheiten der PT-Abrechnung zu beschäftigen. Aber keine Sorge, ich habe alles für Sie. Hier finden Sie die 10 wichtigsten Regeln für die PT-Abrechnung in einem leicht verständlichen Format. (Wenn Sie tiefer in ein bestimmtes Themengebiet eintauchen möchten, klicken Sie auf die Links im entsprechenden Absatz. Sie führen Sie zu detaillierten Artikeln, in denen Sie alles erfahren, was Sie über dieses spezielle PT-Abrechnungsthema wissen müssen.)
Eine Sache noch, bevor wir loslegen: Diese Zusammenfassung behandelt speziell die Medicare-Richtlinien. Obwohl viele Drittanbieter ähnliche Abrechnungsrichtlinien anwenden, empfehle ich dringend, die Regeln für jede Versicherung, die Ihre Klinik akzeptiert, zu überprüfen.
Wenn das erledigt ist, lassen Sie uns eintauchen:
Abrechnungsfähige Zeit
Einfach ausgedrückt, ist abrechenbare Zeit die Zeit, die für die Behandlung eines Patienten aufgewendet wird. Es gibt jedoch einige Feinheiten zu beachten. So können Sie beispielsweise Folgendes nicht in Rechnung stellen:
- unqualifizierte Vorbereitungszeit,
- mehrere Zeiteinheiten aufgrund mehrerer Therapeuten,
- Ruhezeiten oder andere Pausenzeiten,
- Überwachung oder
- Dokumentation.
Außerdem sollten Sie bei der Berechnung Ihrer abrechenbaren Zeit niemals aufrunden. Sie können jedoch Bewertungen und Neubewertungen in Rechnung stellen – in einigen Fällen. Die meisten Kostenträger, darunter auch Medicare, erlauben es Therapeuten, die für die Erstellung von Behandlungsplänen erforderlichen Erstbewertungen in Rechnung zu stellen. Und für Wiederholungsbewertungen können Therapeuten die Zeit in Rechnung stellen, die sie für die Durchführung dieser Beurteilungen in der Mitte der Episode aufwenden, wenn sich der Fortschritt des Patienten wesentlich verändert hat (siehe Nummer 7 unten für weitere Informationen).
Eine ausführliche Erörterung der abrechenbaren Zeit finden Sie in diesem Beitrag.
Einzelleistungen vs. Gruppenleistungen
Die Art und Weise, wie Sie die Zeit abrechnen, die Sie für die Behandlung von Patienten aufwenden, kann sich unterscheiden, je nachdem, ob Sie Einzelleistungen oder Gruppenleistungen erbringen. Bei einer Einzelleistung handelt es sich um eine individuelle Therapieleistung, bei der ein direkter, persönlicher Kontakt mit dem Patienten besteht. Bei einer Gruppentherapie ist zwar eine ständige Anwesenheit erforderlich, aber es handelt sich nicht um einen persönlichen Kontakt mit jedem einzelnen Patienten. Vielmehr besteht sie laut CMS „aus der gleichzeitigen Behandlung von zwei oder mehr Patienten, die dieselben Aktivitäten ausführen können oder auch nicht.“
Wenn Sie mehr über die Unterschiede zwischen der Abrechnung von Einzel- und Gruppentherapieleistungen erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.
Ko-Behandlung
Was aber, wenn mehrere Therapeuten einen Patienten gleichzeitig behandeln? Therapeuten, die im Rahmen von Medicare Part B abrechnen, können die gleiche(n) oder andere Leistung(en), die gleichzeitig an denselben Patienten erbracht wird/werden, nicht getrennt abrechnen. Therapeuten, die nach Medicare Part A abrechnen, können jedoch getrennte, vollständige Behandlungssitzungen mit einem Patienten abrechnen, sofern jeder Therapeut einer anderen Fachrichtung angehört und demselben Patienten zur gleichen Zeit unterschiedliche Behandlungen anbietet.
Für Klarheit bei der Abrechnung von Mitbehandlungen – und ein paar Beispiele – sehen Sie sich diese Ressource an.
Zulassung
Die Zulassung durch eine Versicherungsgesellschaft ermöglicht es Ihnen, ein Anbieter im Netz zu werden, was Ihnen helfen kann, einen größeren Pool potenzieller Patienten zu erreichen und zu bedienen. Wenn Sie noch keine Zulassung bei einem der großen Kostenträger in Ihrer Region haben, sollten Sie das ändern. Einige Kostenträger – wie z. B. Medicare – gestatten es nicht, dass nicht zugelassene Therapeuten Leistungen erbringen oder Zahlungen dafür erhalten.
Wenn Sie Fragen zum Zulassungsprozess haben, wenden Sie sich an einen Berater oder einen etablierten PT in Ihrer Nähe. Er oder sie kann Ihnen beim Ausfüllen der Papiere helfen und Ihnen Tipps und Tricks für die Anerkennung geben.
Zuzahlungen
Wenn die Versicherung Ihres Patienten eine Zuzahlung verlangt, können Sie diese Zahlung bei der Erbringung Ihrer Leistungen einfordern. In den meisten Fällen ist es keine gute Idee, auf Zuzahlungen oder Selbstbeteiligungen zu verzichten. Es gibt jedoch andere Möglichkeiten, wie Sie Patienten, die dies benötigen, finanziell unterstützen können. Lesen Sie Ihre Versicherungsverträge gründlich durch, um mehr darüber zu erfahren, was Ihre Kostenträger als akzeptabel ansehen, wenn es darum geht, Patienten bei der Deckung der Kosten für Ihre Dienstleistungen zu helfen. Wenn Sie dann immer noch mit leeren Händen dastehen, wenden Sie sich direkt an Ihren Kostenträger.
Die 8-Minuten-Regel
Die 8-Minuten-Regel (auch bekannt als „Achter-Regel“) legt fest, wie viele Leistungseinheiten Therapeuten Medicare für ein bestimmtes Leistungsdatum in Rechnung stellen können. Nach dieser Regel müssen Sie eine direkte Behandlung von mindestens acht Minuten durchführen, um von Medicare eine Erstattung für einen zeitbasierten Code zu erhalten. Aber auch wenn es einfach klingt, gibt es einige knifflige Szenarien, in denen die 8-Minuten-Regel zu einem Stolperstein werden kann.
Um zu erfahren, wie Sie mit solchen Situationen umgehen können, lesen Sie diese Ressource.
Neubewertungen
Sie sollten eine Neubewertung (97002) nur dann in Rechnung stellen, wenn eine der folgenden Situationen zutrifft:
- Sie stellen eine signifikante Verbesserung, Verschlechterung oder Veränderung des Zustands oder des Funktionsstatus des Patienten fest, die im Behandlungsplan (POC) nicht vorgesehen war.
- Sie entdecken im Laufe der Behandlung neue klinische Befunde, die in einem gewissen Zusammenhang mit dem ursprünglichen Behandlungszustand stehen (d.h.,
- Der Patient spricht nicht auf die im aktuellen Behandlungsplan vorgesehene Behandlung an, so dass eine Änderung des Behandlungsplans erforderlich ist.
- Sie behandeln einen Patienten mit einer chronischen Erkrankung, den Sie nicht sehr oft sehen.
- Ihr staatliches Praxisgesetz schreibt Neubewertungen in bestimmten Zeitabständen vor.
Erfahren Sie hier mehr über die Abrechnung von Neubewertungen.
Die Therapieobergrenze
Die Therapieobergrenze wurde als Teil des Balanced Budget Act (BBA) von 1997 eingeführt und war als vorübergehende Lösung zur Kontrolle der Medicare-Kosten gedacht. Trotz langjähriger Bemühungen, die Obergrenze aufzuheben, hat der Kongress sie jedoch jedes Jahr verlängert. Für 2016 beträgt die Obergrenze 1.960 USD für physikalische und logopädische Therapie zusammen und 1.960 USD für Beschäftigungstherapie. Die Obergrenze wird nicht für jede Diagnose neu festgelegt. Selbst wenn ein Patient also im Laufe des Leistungszeitraums Therapien für mehrere Diagnosen in Anspruch nimmt, werden alle diese Leistungen auf den Höchstbetrag des Patienten angerechnet. Um sicherzustellen, dass die Obergrenze Medicare-Patienten nicht daran hindert, medizinisch notwendige Behandlungen in Anspruch zu nehmen, hat der Kongress außerdem jedes Jahr Gesetze verabschiedet, die Ausnahmen für die Überschreitung der Obergrenze zulassen. Im Jahr 2016 gibt es ein zweistufiges Ausnahmeverfahren.
ABNs
Um Medicare-Patienten Leistungen zukommen zu lassen, die Ihrer Meinung nach entweder nicht von Medicare abgedeckt oder nicht medizinisch notwendig sind (z. B., (z. B. Leistungen, die über die Therapieobergrenze hinausgehen), müssen Sie Ihren Patienten dazu veranlassen, eine „Advance Beneficiary Notice of Noncoverage“ (ABN) zu unterzeichnen, mit der er sich bereit erklärt, die finanzielle Verantwortung zu übernehmen, falls – aber eigentlich eher, wenn – Medicare den Anspruch ablehnt.
Wie (und wann) Sie eine ABN korrekt ausstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Modifikatoren
Modifikator 59
Wenn Sie während desselben Behandlungszeitraums zwei völlig getrennte und unterschiedliche Leistungen erbringen – insbesondere Leistungen, die normalerweise gebündelt werden -, müssen Sie möglicherweise den Modifikator 59 anwenden, um zu signalisieren, dass Sie für beide Leistungen eine Zahlung erhalten sollten. Laden Sie hier Ihre ausdruckbare Entscheidungstabelle für Modifikator 59 herunter.
KX Modifikator
Der KX Modifikator ist Teil des automatischen Therapieobergrenzen-Ausnahmeverfahrens. Wenn Sie der Meinung sind, dass es für einen Patienten, der die Therapieobergrenze bereits erreicht hat, medizinisch notwendig ist, die Behandlung fortzusetzen – und der Patient somit für eine Ausnahme in Frage kommt -, fügen Sie den KX-Modifikator hinzu und dokumentieren Sie deutlich Ihre Gründe für die Fortsetzung der Therapie.
GA-Modifikator
Wenn Sie eine ABN (Advance Beneficiary Notice of Noncoverage) ausstellen, weil Sie der Meinung sind, dass bestimmte Leistungen medizinisch nicht angemessen und notwendig sind, sollten Sie den GA-Modifikator in den Antrag einfügen, um zu signalisieren, dass Sie eine ABN in den Akten haben. (Bitte beachten Sie, dass Sie bei Verwendung des GA-Modifikators nicht den KX-Modifikator verwenden sollten.)
Als Modifikatoren im Zusammenhang mit ABN gibt es drei weitere, die Sie kennen sollten:
- GX: Zeigt an, dass Sie eine freiwillige ABN für eine nicht gedeckte Leistung ausgestellt haben.
- GY: Zeigt an, dass Sie eine nicht gedeckte Leistung erbracht haben, aber keine ABN vorliegt. (In diesem Fall haftet der Patient für die Kosten, da die Leistung nicht abgedeckt ist.)
- GZ: Zeigt an, dass Sie erwarten, dass die Leistung verweigert wird, weil sie medizinisch nicht notwendig ist, Sie aber keine ABN in den Akten haben. (In diesem Fall ist der Patient nicht für die Zahlung verantwortlich.)
Sie glauben, Sie kennen die Modifikatoren genau? Machen Sie dieses Quiz, um Ihr Wissen zu testen.
Das sind die 10 wichtigsten Regeln der PT-Abrechnung in Kurzform. Wie bleiben Sie auf dem Laufenden über die PT-Abrechnungsregeln? Welche Ressourcen sind Ihre Favoriten? Sagen Sie es uns im Kommentarbereich unten.
Über den Autor
Heidi Jannenga ist Mitbegründerin und Präsidentin von WebPT, der führenden Lösung für elektronische Krankenakten für Physiotherapeuten und dreimalige Inc. 5000 ausgezeichnet. Sie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung als Physiotherapeutin und Klinikleiterin und ist aktives Mitglied der Sektionen Sport und Privatpraxis der APTA sowie des PT-PAC Board of Trustees.